¿Qué hacer con los Cv después de un proceso de selección?

Los datos personales que se tratan en un proceso de selección están sometidos a la normativa de protección de datos, es decir, el Reglamento General de Protección de datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Derechos Digitales (LOPDGDD).

En la tribuna de hoy profundizaremos en la gestión de los datos durante los procesos de selección y contratación de personal y responderemos a las cuestiones mas frecuentes relacionadas con este tratamiento como son: ¿Pueden los técnicos de selección buscar información personal de los candidatos en redes sociales?, ¿Qué hacer con los Cv después de un proceso de selección?

Tratamiento de datos en el proceso de selección

Normalmente el primer tratamiento de datos que realiza la empresa de una persona es durante el proceso de selección. Durante este proceso hay que tener en cuenta:

La base jurídica del tratamiento de datos durante el proceso de selección es el artículo 6.1.b) del RGPD “el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales.” Y por tanto, no es necesario el consentimiento previo del interesado.
Es recomendable disponer de formularios tipo para la recogida de Cv, siempre que los recursos lo permitan, esto nos permitirá proporcionar adecuadamente la información recogida en el artículo 13 del RGPD, definir el tipo de datos que se tratarán y las medidas de seguridad aplicables, entre otras.
Si se publica un anuncio para la selección de personal, en el mismo debería incluirse al información recogida en el artículo 13 de RGPD.
Si la persona trabajadora presenta el Cv directamente sin que haya un proceso de selección abierto o un anuncio publicado, deben establecerse procedimientos para que asegurar que cumplimos con el deber de informar y par tanto, que el interesado conoce las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento de sus datos personales.

La empresa, como responsable del tratamiento tiene la obligación de custodiar la información facilitada por los candidatos y aplicar las medidas necesarias para asegurar la seguridad de la información. La empresa puede incurrir en una infracción del RGPD en caso de que se produzca una fuga o pérdida de información por incumplir el principio de integridad y confidencialidad.

En base al principio de minimización y limitación de la finalidad sólo se puede solicitar a los candidatos información relevante para el desempeño en el puesto de trabajo.

Informe de vida laboral

Es una práctica habitual que los técnicos de selección soliciten el informe de vida laboral a los candidatos durante el proceso de selección. Hay que tener en cuenta:

Ni el responsable del proceso de selección ni el responsable del tratamiento están legitimados para solicitar el informe de vida laboral directamente a la Seguridad Social.
La base jurídica para este tratamiento de datos puede ser el interés legitimo del responsable del tratamiento, para comprobar la experiencia y la veracidad de los datos han incluido los candidatos en su Cv. En este caso el consentimiento no es una base jurídica válida dado que no es opcional para la persona candidata.
El candidato no está obligado a entregar el informe de vida laboral completo, puede adaptarlo al interés legítimo que demuestre el empleador.

¿Pueden los técnicos de selección buscar información personal de los candidatos en redes sociales?

Todos los tratamientos de datos personales necesitan una base que legitime el tratamiento. Para que el responsable del proceso de selección pueda acceder al perfil de las redes sociales de un candidato necesitará una base que legitime este tratamiento, de lo contrario no podrá acceder a la información personal de los candidatos en redes sociales, independientemente de que el candidato tenga su perfil público en una red social.

El tratamiento de datos de los candidatos que opten a un puesto de trabajo en redes sociales sólo está justificado si está relacionado con fines profesionales, y sólo es posible cuando se demuestre que es pertinente y necesario para desempeñar el trabajo. Además, el candidato tiene derecho a ser informado sobre este tratamiento.

Entrevistas de trabajo

Durante el proceso de selección los candidatos contestan a múltiples preguntas personales, el simple hecho de que respondan a ellas no equivale al consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, recordemos con desde la entrada en vigor del RGPD desaparece el consentimiento tácito. Por tanto, los datos obtenidos mediante esta vía no pueden tratarse si no cuentan con una base que legitime su tratamiento.

Es importante resaltar que el técnico de selección que solicite datos personales durante el proceso de selección que den lugar a discriminaciones contrarias al principio constitucional de igualdad, podría incurrir en una infracción administrativa muy grave tipificada en la LISOS (Ley Sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Puede profundizar en esta cuestión consultando el artículo: Preguntas ilegales en una entrevista de trabajo.

¿Qué hacer con los Cv después de un proceso de selección?

Cuando el proceso de selección llega a su fin la base jurídica que existía para tratar los datos de la personas candidatas desaparece, si éstas no son contratadas. Para mantener el tratamiento de datos sería necesario el consentimiento del interesado. Por ejemplo, si la empresa tiene intención de incorporar los datos de los candidatos en una base de datos para cubrir próximas vacantes necesitarán su consentimiento previo.

Si el responsable del tratamiento no consigue el consentimiento posterior que legitime el tratamiento de datos deberá proceder a destruir los ´Cv y resto de datos personales de los candidatos. Es decir, proceder al bloqueo y supresión de los datos.

Colaboración entre empresas: subcontratación

Es una práctica común externalizar el proceso de selección de personal y que sea una empresa externa la encargada de llevar a cabo la selección de personal. En estos supuestos será necesario formalizar un contrato de encargo de tratamiento de datos en el que la empresa que necesita cubrir una vacante será la encargada del tratamiento y la empresa de selección o agencia de colocación será la encargada del tratamiento.

En los casos en los que las empresas de selección o agencias de colocación contacten con los candidatos antes de recibir ofertas de empleo concretas, y por tanto, sin un contrato de encargo previo, tendrán la consideración de responsable del tratamiento.

Las ETT (empresa de trabajo temporal) tienen la consideración de responsables del tratamiento dado que son directamente empleadoras de las personas trabajadoras.

¿Qué hacer con los Cv después de un proceso de selección si eres encargado del tratamiento?

La empresa responsable del tratamiento es la encargada de determinar los fines y medios del tratamiento. Una vez finalizado el proceso de selección el encargado del tratamiento debe destruir o devolver los datos al responsable del tratamiento, habrá que atender a lo previsto en el contrato de encargo del tratamiento de datos.