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En el ámbito notarial y sucesorio, el acta de notoriedad es una figura poco conocida por el gran público, pero de gran importancia jurídica.
En este artículo explicamos qué es un acta de notoriedad, cuándo puede utilizarse y qué procedimiento debe seguirse para su formalización.
¿Qué es un acta de notoriedad?
Se trata de un instrumento útil en situaciones en las que es necesario acreditar hechos que, aun siendo ciertos y públicos, no constan formalmente en documentos.
Su finalidad no es otra que dar respaldo legal a aquello que, si bien no figura en ningún registro, es conocido por quienes rodean a la persona afectada o forma parte de una realidad evidente en su contexto.
El notario, tras examinar los elementos disponibles, puede dejar constancia de ese hecho y dotarlo de efectos jurídicos. Es decir, reconocer y dotar de validez una situación ya existente.
¿Para qué sirve un acta de notoriedad?
Este tipo de acta aparece con frecuencia en momentos en los que la falta de documentación supone un obstáculo. Sucede, por ejemplo, cuando una persona fallece sin dejar testamento y es necesario determinar quiénes son sus herederos.
También se utiliza para acreditar el uso continuado de una propiedad, cuando no hay títulos escritos, o incluso para corregir errores que figuran en documentos oficiales y que no se pueden justificar de otro modo.
En estos casos que citamos a modo de ejemplo, la intervención del notario aporta la certeza necesaria para que afirmaciones o actos se conviertan en pruebas para futuros trámitos o procesos.
Aquí la palabra clave es seguridad. Cuando el hecho es conocido, pero no consta por escrito, el acta de notoriedad se convierte en una herramienta que permite dar ese paso sin necesidad de acudir a un proceso judicial.
Contenido y requisitos
Aunque cada acta se redacta según el caso, siempre debe describirse con claridad qué se quiere acreditar y por qué. El solicitante debe explicar la situación y aportar lo que tenga, a veces serán testigos, otras documentos, y en ocasiones bastará con la observación objetiva de una circunstancia.
El notario, antes de autorizar el acta, debe convencerse de que lo que se afirma tiene fundamento. No basta con una declaración personal. La notoriedad requiere que el hecho pueda sostenerse como cierto a través de elementos suficientes.
Cuando eso ocurre, el notario no solo recoge lo dicho, sino que emite su juicio profesional y lo formaliza por escrito.
¿Cómo se formaliza el acta de notoriedad?
El proceso comienza con una solicitud ante notario. Como te decía, la persona interesada explica lo que quiere acreditar, y aporta las pruebas de las que dispone. A partir de ahí, el notario puede pedir más información, llamar a testigos o hacer las comprobaciones que considere necesarias.
Una vez reunidos los elementos, si considera que la notoriedad está probada, redacta el acta. En ese documento se recoge el hecho, los fundamentos que lo apoyan y la declaración formal de que, a juicio del notario, puede tenerse por cierto.
Diferencia entre acta de notoriedad y declaración de herederos
No es raro que se hable del acta de notoriedad como si fuera lo mismo que la declaración de herederos, aunque no lo sean. Esta última responde a un procedimiento concreto, necesario cuando una persona fallece sin haber otorgado testamento.
Para llevarlo a cabo, se utiliza precisamente un acta de notoriedad como medio formal. En ese sentido, podríamos decir que la declaración de herederos es una de las aplicaciones más habituales del acta, pero no la única.
Hay muchas otras situaciones en las que también se recurre a esta figura, por eso, más allá de su relación con las herencias, el acta de notoriedad se presenta como un recurso flexible, pensado para resolver problemas concretos en los que se requiere demostrar verdaderos ciertos hechos.
¿Quién puede solicitar un acta de notoriedad?
Puede solicitarla cualquier persona que necesite acreditar un hecho ante notario. Lo realmente importante en este momento es que la persona pueda aportar los elementos que permitan al notario comprender por qué ese hecho merece ser reconocido.
¿Cuánto cuesta tramitar un acta de notoriedad?
No hay una cantidad fija, porque cada caso puede exigir una intervención distinta. De manera que hay actas muy sencillas cuyo proceso se resolución es rápido y apenas requieren revisión, y otras que implican pruebas, testigos o consultas externas.
Por tanto, el notario valorará todo eso antes de dar un presupuesto.
¿Cuánto tiempo puede tardar en resolverse?
Al igual que en el párrafo anterior, hay actas que se pueden autorizar en apenas unos días, y otras que tardan algo más si es necesario reunir documentación adicional.
Lo cierto es que el tiempo también dependerá, en gran parte, de lo preparado que llegue el solicitante.
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