El Suministro Inmediato de Información en marcha

El suministro inmediato de información ya es una realidad. Desde el pasado 1 de julio de 2017, todas las empresas obligadas a comunicar los libros registros de IVA por el suministro inmediato de información, y aquellas adheridas voluntariamente, ya están realizando comunicaciones a la Agencia Tributaria de dichos libros.

Tras seis meses de adaptaciones de los softwares de gestión, así como las distintas actualizaciones que ha llevado a cabo la Agencia Tributaria, deberíamos tener ya preparados nuestros propios protocolos internos para proceder a las distintas comunicaciones de los libros registro.

En este sentido y centrándonos en los libros registro de facturas emitidas y recibidas, que consideramos son los más relevantes, vamos a hacer hincapié en los plazos de los mismos y en las peculiaridades que conllevan para tener claro nuestro rango de acción a la hora de hacer las comunicaciones a través del suministro inmediato de información.

Facturas Emitidas en el Suministro Inmediato de Información

La normativa en la implementación del SII, especifica, que las facturas expedidas deben de informarse en el plazo de 4 días naturales desde la expedición de la factura, salvo que se trate de facturas expedidas por el destinatario o por un tercer, en cuyo caso, dicho plazo será de 8 días naturales. No obstante, el plazo de 4 días, se amplía a 8 durante el segundo semestre de 2017. Hay que tener en cuenta que en dicho plazo, no computan ni sábados, ni domingos, ni festivos nacionales.

Sin embargo, la normativa impone otra fecha límite. Teniendo en cuenta los 4 días que tenemos para comunicar el libro registro de facturas emitidas, el suministro inmediato de información deberá realizarse antes del 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera producido el devengo del Impuesto correspondiente a la operación que debe registrarse. Precisamente esta fecha límite, coincide con el fin de plazo para expedir la factura de acuerdo con el reglamente de facturación, de tal forma que, si un empresario emite la factura el día 15 del mes siguiente al devengo, ese mismo día deberá emitir los registro de facturación a través del suministro inmediato de información.

En este aspecto, tenemos menos margen que en las facturas recibidas, ya que la fecha en que empieza a correr el plazo para la comunicación de los libros, es la fecha de expedición de la factura, teniendo en cuenta que esta no podrá exceder del día 16 del mes siguiente a la fecha en que se haya producido la operación.

Veamos un par de ejemplos.

1. El empresario X, ha realizado una prestación de servicios el día 12 de septiembre de 2017, procediendo a expedir la factura el mismo día. En este caso, al expedir la factura en el mismo momento del devengo de la operación, el plazo para comunicarlo será de 8 días desde la fecha de expedición, es decir que podrá realizar la comunicación hasta el día 22 de septiembre.
2. Un empresario Y, adherido al sistema de suministro inmediato de información, ha realizado una entrega de bienes el 23 de octubre de 2017, expidiendo la factura correspondiente el 13 de noviembre de 2017. El empresario X, tiene, según el reglamento de facturación, hasta el día 16 de noviembre para expedir la factura y por tanto esta en plazo. En teoría tendría 8 días desde la fecha de expedición de la factura (13 de noviembre) para la comunicación de la información pertinente de dicha factura, es decir hasta el 23 de noviembre. No obstante, al devengarse la operación en octubre, solamente tiene hasta el día 16 de noviembre para poder comunicarla.

Facturas Recibidas en el Suministro Inmediato de Información

Para el caso de las facturas recibidas, el plazo para su comunicación será de 4 días naturales (en el segundo semestre de 2017 se extiende a 8 días) desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes, es decir, período el que se deduce el IVA soportado. Igualmente no se computan sábados, domingo ni festivos nacionales.

En este sentido, debemos diferenciar la fecha del registro contable de la factura, que es la fecha en la que la factura entre en el sistema contable, de la fecha reflejada en el asiento contable y la fecha factura. Podemos hacer la siguiente clasificación.

• Fecha de factura: Fecha de expedición de la factura, que se corresponderá con la fecha de operación, o bien con una fecha posterior a la operación, siempre que respete los plazos del reglamento de facturación.
• Fecha de Registro contable: Es la fecha en la que procedemos a registrar nuestra factura, y por tanto la fecha en que empieza a correr el plazo para su comunicación (Fecha en que recibimos la factura)
• Fecha de asiento contable: Esta fecha coincidirá con la fecha de expedición de la factura si la recibimos antes del día 16 del mes siguiente a dicha fecha. En otro caso, la fecha del asiento contable se corresponderá con el período en el que vayamos a deducir la cuota de IVA soportada.

Veamos un ejemplo que puede ser bastante ilustrativo

Una empresa X recibe una factura el 11 de agosto de 2017, cuya fecha de expedición es el 11 de julio de 2017. En este sentido nos encontramos con el siguiente panorama

1. Fecha factura: 11 de julio de 2017
2. Fecha de Registro contable: 11 de agosto de 2017
3. Fecha de asiento contable: Esta fecha dependerá de lo siguiente

• Si deduce la factura en el período de julio, deberá contabilizarla con la fecha de 11 de julio de 2017. En este caso deberá comunicarla antes del día 16 de agosto
• Si por el contrario, decide deducirse dicha factura en el mes de agosto, porque ya ha presentado el IVA de julio (por ejemplo), podrá contabilizarla con fecha de agosto, y tendrá un plazo para comunicarla de 8 días a contar desde el 11 de agosto, es decir, hasta 24 de agosto.

Como vemos, al ser la factura recibida un elemento que no depende del destinatario sino del emisor de la factura, tenemos más margen para su comunicación.

Debemos tener claro el cálculo de los plazos para poder operar conforme a la regulación del suministro inmediato de información sin que su problemática influya negativamente en el proceso contable diario de nuestra empresa.

Desde INEAF, esperamos que esta tribuna ayude al lector a clarificar los conceptos sobre el suministro inmediato de información. No obstante, si quieren profundizar en la materia, hace unas semanas realizamos un seminario sobre el Sistema de Suministro Inmediato de Información que está disponible en nuestra sección de seminarios.