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Minuta
La minuta es aquel borrador (documento preliminar) que, de forma previa a un contrato, contiene la información esencial entre las partes contratantes, con la anotación de las cláusulas o partes esenciales, para después copiarlo o desarrollarlo con todas aquellas formalidades que van a ser necesarias en su perfección.
Por lo tanto, se puede decir que en una minuta se incluyen aspectos esenciales a modo de borrador que, a posteriori, se incluirán, perfeccionarán o se extenderán en el documento definitivo.
En el sector jurídico, desde el punto de vista del derecho procesal, la minuta es el documento que usan los profesionales del ámbito legal (abogados, procuradores, notarios y registradores) para fijar sus honorarios por la prestación de sus servicios.
Desde el punto de vista privado (empresas), la minuta hace referencia a los borradores que están destinados a tener carácter vinculante en el futuro como, por ejemplo, el otorgamiento de las escrituras, la constitución de la sociedad, etc.
¿Por qué es importante la minuta?
Pues para tener resguardo legal como puede ser, por ejemplo, el hecho de que, si el notario ha dado fe, no se va a poder modificar el documento.
¿En qué se diferencia una minuta de una factura?
Pues realmente ninguna. La minuta es la forma en la que los profesionales jurídicos expresan el coste por la prestación de los servicios conteniendo los mismos requisitos legales que debe de contener una factura como: datos fiscales del emisor, receptor, IVA desglosado, fecha, número, etc.
A modo de ejemplo destacamos la minuta del abogado.
Un abogado recibe a unos clientes que quieren que les represente en un caso contra un impago por parte unos inquilinos. El abogado se encarga de interponer la demanda reclamando una indemnización por daños y perjuicios debido al retraso en el pago. La cuantía de la reclamación asciende a 20.000 euros.
En la minuta de nuestro abogado aparecerán los honorarios a cobrar por los servicios prestados, los cuales no están fijados al azar sino en función del procedimiento en cuestión.
Un aspecto para destacar es la previa hoja de encargo que se haya realizado, ya que esta es la que determina la exposición de los conceptos en la minuta. En otras palabras, lo que aparezca en la minuta será porque también aparecía en la hoja de encargo.
El desglose que normalmente va a aparecer en una minuta es:
1º Identificación del cliente con CIF/NIF, estado civil, domicilio actividad/profesión y domicilio.
2º Las circunstancias del caso e identificación del trabajo realizado y facturado.
3º Identificación del precio de esa parte del proceso o, por el contrario, si se minuta todo al final, de todo el trabajo realizado.
4º El momento del proceso en el que nos encontramos. (No es lo mismo primera instancia que un recurso).
5º Subtotal - correspondiente al importe del trabajo realizado.
6º Inclusión de elementos como provisiones realizadas (sin computar IVA), así como si hay SUPLIDOS, que suponen un gasto para el cliente pero que no son honorarios de abogado.
7º Posibles partidas extraordinarias siempre que estén establecidas en la hoja de encargo.
8º Posibles descuentos como puede ser por fidelización.
9º IVA.
10º Total de la minuta (factura).
11º Veracidad del letrado informando los honorarios debidos, fecha y firma.
12º Recibí del cliente o del representante legal.
Todo lo anterior parte del artículo 25, del Estatuto General de la Abogacía Española (EGA), que regula que el “profesional de la Abogacía tiene derecho a una contraprestación por sus servicios, así como al reintegro de los gastos ocasionados”, así como la obligación de emitir factura al cliente con obligación de cumplir con “todos los requisitos legales y expresar detalladamente los diferentes conceptos de los honorarios y la relación de gastos. En la medida de lo posible, se fomentará la utilización de la factura electrónica” (Art. 28, EGA)