En España, la validez de las comunicaciones por correo electrónico están condicionadas al cumplimiento de una serie de condiciones legales, por lo que, como punto de partida, podemos decir que la respuesta a la pregunta planteada es afirmativa.
Marco legal en España
Antes de explicar el funcionamiento de la validez de las comunicaciones electrónicas, hay que conocer tres leyes básicas.
1.La Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico, que establece las condiciones bajo las cuales las transacciones electrónicas tienen valor jurídico.
2. La Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, que permite la utilización de la firma electrónica.
Esta ley valida las comunicaciones electrónicas como medio legítimo para formalizar acuerdos y contratos.
3. Y el Reglamento (UE) 910/2014 sobre identificación electrónica y servicios de confianza para las transacciones electrónicas dentro del mercado interior de la Unión Europea.
Este Reglamento garantiza el uso de firmas electrónicas y otros medios de autenticación digital asegurando la validez de las comunicaciones electrónicas.
Requisitos para la validez de las comunicaciones por correo electrónico
Pues bien, dicho esto, es importante hablar de la validez legal de estas comunicaciones como prueba en los procesos judiciales, partiendo de que es un medio de comunicación en nuestro día a día.
Y es que un correo eléctrico es un tipo de medio de comunicación más, al igual que el correo postal o el fax, que se usa para, por ejemplo, firmar contratos, aceptar condiciones de negociación, entre otros aspectos.
Y, claro está, el email se ha convertido en una herramienta de comunicación esencial para las personas físicas, para las jurídicas, para Entidades Públicas, etc., dando lugar a pronunciamientos en los que el correo electrónico se considera prueba documental.
“El avance tecnológico ha hecho que muchos documentos se materialicen y presenten a juicio a través de los nuevos soportes electrónicos, lo que no debe excluir su naturaleza de prueba documental”. (STS Nº 706/2020, de 23/07/2020, STS Nº 325/2022, de 06/04/2022).
Puntos clave…
No obstante, no basta presentar un email para entender su validez legal, sino que hay que atender a una serie de puntos clave. Veámoslos:
1º A la identidad auténtica del remitente.
2º La integridad del contenido, es decir, que no haya habido modificaciones posteriores o alteraciones tras el envío.
3º El consentimiento de las partes como medio válido para aceptar o formalizar acuerdos; así lo establece la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico.
4º La firma electrónica, cuando se requiera, va a tener el mismo valor legal que la manuscrita, por lo que un correo firmado mediante firma electrónica es válido en base a la Ley que regula la firma electrónica.
La validez de las comunicaciones por correo electrónico dentro de un proceso judicial
Tras lo anterior, sabiendo que un email tiene validez legal y que se puede aportar como prueba documental, la recomendación es que no eliminar los emails de los cuáles se desprendan posibles consecuencias legales, por ejemplo, la renovación de un contrato.
En este sentido, cuando se quiere aportar un correo electrónico como prueba hay que tener presente que, cuando la otra parte lo impugna, hay que demostrar que no está manipulado.
¿Y cómo se hace esto? Pues mediante la vía del email certificado cuyo funcionamiento es parecido al de burofax, por lo que tiene un mayor valor probatorio que un email al uso, o mediante el informe pericial.
¿Email certificado?
Como ya se ha dicho, para demostrar la autenticidad e integridad de un email enviado o recibido, además de la prueba pericial, se puede usar el email certificado que tiene valor probatorio ante el Juez o Tribunal.
Este servicio es una buena alternativa para que no haya refutación posible, ya que un tercero (intermediario) da fe de la veracidad del contenido del email, como si de un notario se tratase.
¡OJO! No es un servicio que se pueda usar a posteriori, por lo que, si utilizadas continuamente el email para situaciones que te pueden llevar a situaciones legales complicadas, la recomendación es contratar este servicio consistente en certificar la autenticidad del email.
Además de conservar los correos que sean importantes, no hay que olvidar los requisitos de autenticidad, integridad y consentimiento a la hora de garantizar la fiabilidad y la prueba de nuestros emails como vía de comunicación.
Si quieres dar un paso más allá en tu carrera profesional y obtener un conocimiento experto en materia de derecho laboral, no dejes de consultar el Máster en Derecho Laboral y Recursos Humanos de INEAF, impartido por profesionales en activo y en metodología 100% online.
Deja un comentario