¿Se debe legalizar la memoria contable?

¿Se debe legalizar la memoria o solo depositar?

La legalización de los libros contables y el depósito de cuentas son las dos obligaciones principales que tiene “el contable” con el Registro mercantil. La primera se debe hacer en el mes de abril y la segunda en el mes de junio. Siendo los libros y las cuentas documentos diferentes, siempre surgen dudas de cuales se incluyen en unos y cuales en otros.

• Cuando hablamos de libros contables nos referimos al libro diario y al libro de inventarios y de cuentas anuales .
• Cuando hablamos de cuentas anuales nos referimos al Balance, a la Cuenta de pérdidas y ganancias, a la Memoria, al Estado de Cambios en el Patrimonio o Neto y al Estado de Flujos de efectivo.

¿Qué pasa con la memoria?

Es cierto que, dependiendo de si la sociedad que va a elaborar las cuentas se puede o no considerar PYME,  hay dos cuentas anuales que podrá “ahorrarse” y no depositar en el Registro: el Estado de Flujos de Efectivo y desde el año 2016 también el Estado de cambios en el Patrimonio Neto.

En cualquier caso y siendo el tipo de sociedad que sea (Grande, Pyme o Micro) la memoria sí que va a formar parte de las cuentas anuales y sí que se va a tener que depositar.

Sin embargo, cuando hablamos de legalizar son muchas las personas que piensan que no se incluye la memoria o al menos están en la duda. Es posible que la confusión venga por su regulación. Es cierto que en muchas ocasiones un mismo concepto o tema viene regulado en tantas leyes, reglamentos, etc. que termina generando más confusión que otra cosa.

Regulación confusa

La legalización de los libros viene “regulada” en las siguientes normas

• Reglamento del Registro Mercantil

Artículo 329. Obligación de legalización de los libros obligatorios.

1. Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales vigentes se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio.

2. Asimismo, podrán ser legalizados por el Registro Mercantil los libros de detalle del Libro Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

En el resto de artículos hasta el 337 nos habla del plazo, la forma de hacerlo, pero no nos dice cuáles son esos libros. Tan solo dice los que deben llevar los empresarios con areglo a las disposiciones legales vigentes….

• Ley general tributaria

Artículo 29. Obligaciones tributarias formales.

1. d) La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados

Tampoco aquí encontramos a qué libros se refiere

• Ley de sociedades de capital

Artículo 254. Contenido de las cuentas anuales.

1. Las cuentas anuales comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria.
2. Estos documentos, que forman una unidad, deberán ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, de conformidad con esta ley y con lo previsto en el Código de Comercio.

Aquí ya nos dejan claro que la memoria forma parte de las cuentas anuales.

• Código de comercio

Art. 25.

1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.

Art 28

1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales

La confusión puede venir pues en el artículo 25 nos habla de “libro de inventario y Cuentas anuales” con lo cual pensamos que se refiere a las mismas cuentas anuales a las que se refiere el artículo 254 de la Ley de Sociedades de Capital, es decir, que se incluye la memoria. Sin embargo el artículo 28 cuando define dicho libro de Inventarios y Cuentas anuales no nombra a la memoria.

A favor y en contra de la legalización de la memoria

La postura más generalizada y es posible que la más lógica sea la de los que están a favor de su legalización. Estos tienen poco que justificar. Nos detenemos en el argumento que dan los que opinan que no se debe legalizar

Apoyan su argumento en la definición que el artículo 28 del Cedido de Comercio se hace del libro de Inventarios y Cuentas anuales. Entienden que se hace referencia al Balance de situación, a los balances de comprobación de sumas y saldos y a la cuenta de pérdidas y ganancias. Se entiende que son los libros que cumplen la función de “registro de las operaciones”. Los libro son los que recogen la información contable d manera detallada y ordenada y aquí no tendría cabida la memora.

Conclusión

Vemos que es un tema que genera debate y como tal lo queremos dejar abierto esperando vuestras opiniones. En mi opinión la memoria forma parte de las cuentas anuales de la empresa y como tal también del libro de inventarios y cuentas anuales. Esto, para mí, implica que debemos tanto legalizarla como depositarla, pero tengo mis dudas.