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Para quien trabaja por cuenta propia, una de las primeras decisiones relevantes que debe tomar es sobre su gestión fiscal. De la elección del régimen de tributación dependerá cómo se declaran los ingresos, qué gastos pueden deducirse y, en muchos casos, cuánto se paga.
En este sentido, la mayoría de autónomos debe decidir entre estimación directa y estimación objetiva (o por módulos). Y aunque el funcionamiento de ambos regímenes está bien definido por la normativa, no siempre es fácil ver cuál se ajusta mejor a cada actividad, ni entender las implicaciones reales de uno u otro.
Más allá de lo que diga Hacienda, conviene mirar de cerca cómo afecta esa elección a la práctica diaria: ¿requiere contabilidad? ¿se ajusta a mi volumen de ingresos? ¿me permite deducir mis gastos? ¿puedo seguir en módulos o me obligan a salir?
En este artículo explicamos qué distingue a cada sistema, quién puede optar por ellos, cómo se calcula la tributación y qué errores conviene evitar para no enfrentarse a problemas con la Administración.
En qué consiste la estimación objetiva (módulos)
El régimen de estimación objetiva aplica un sistema estándar para calcular el rendimiento de ciertas actividades económicas. Es decir, en lugar de declarar los beneficios reales, se parte de unos indicadores definidos por Hacienda, como son la superficie del local, potencia contratada, número de empleados, mesas o vehículos, según el tipo de negocio.
Este método está reservado para sectores concretos, como comercio minorista, transporte, hostelería o peluquerías, y siempre que se cumplan ciertos requisitos.
Entre ellos, no superar determinados límites de facturación: 250.000 euros anuales de ingresos totales o 150.000 si se factura a empresas.
¿La gran ventaja? su simplicidad, ya que no exige una contabilidad detallada, sino un libro de facturas y justificantes. Tampoco importa lo que se haya ingresado realmente, dado que el impuesto se calcula con base en los módulos establecidos para cada actividad.
Eso sí, como contrapartida, esa misma rigidez puede jugar en tu contra si el negocio tiene pocos ingresos o sufre una caída puntual en la facturación. En ese caso, se tributa igualmente sobre un rendimiento teórico, aunque no se haya alcanzado.
Lee más sobre: Guía fiscal para autónomos y pymes
¿Qué implica tributar por estimación directa?
A diferencia del sistema anterior, la estimación directa se basa en los datos reales del negocio.
Para ello, se parte de los ingresos obtenidos y se restan los gastos fiscalmente deducibles. El resultado es el rendimiento neto que se declara en el IRPF.
Este régimen se divide en dos modalidades:
- Simplificada, para quienes no superan los 600.000 euros anuales de ingresos.
- Normal, si se supera ese umbral o si se ha renunciado expresamente a la simplificada.
La estimación directa exige llevar una contabilidad básica (o completa, si se aplica la modalidad normal) y conservar todos los justificantes.
Pero a cambio, permite reflejar de forma más fiel la situación económica del negocio, sobre todo si hay muchos gastos deducibles o si los ingresos no son constantes.
Una duda común: ¿puedes elegir libremente?
No siempre. Es decir, aunque algunos autónomos sí pueden optar, en otros casos la ley obliga. Por ejemplo, si se supera alguno de los límites de módulos o se realiza una actividad excluida, se debe pasar automáticamente a estimación directa.
En el resto de supuestos, es posible elegir, pero debe comunicarse a Hacienda antes del 31 de diciembre del año anterior. Si no se hace, el régimen aplicado se renueva automáticamente, algo importante que hay que tener en cuenta.
También puede ocurrir que el propio contribuyente renuncie voluntariamente a los módulos, por ejemplo si cree que le resulta más favorable deducir sus gastos reales.
Pros y contras de cada sistema
El régimen de módulos facilita la gestión y da una gran previsibilidad, entre otras cosas porque, sabes de antemano qué cantidad vas a pagar, lo cual es muy útil para negocios pequeños, estables, con unos ingresos constantes y con pocos gastos deducibles.
Por su parte, la estimación directa puede resultar más adecuada cuando el negocio tiene muchos gastos o los ingresos no siguen un patrón fijo.
Ahora bien, también exige llevar las cuentas con más cuidado. Si no se controlan bien los números, o se cometen errores al declarar, pueden surgir problemas. En esos casos, contar con alguien que entienda de fiscalidad puede ser recomendable.
¿Qué puede ocurrir si te pasas de los límites?
Cuando se superan los límites que permiten seguir en módulos, el cambio es obligatorio. No hay que presentar ninguna solicitud: en el ejercicio siguiente ya se pasa automáticamente al régimen de estimación directa.
Y una vez fuera, no se puede volver a módulos de inmediato. Solo es posible hacerlo si se cumplen los requisitos durante al menos tres años seguidos.
Por otro lado, si se sigue aplicando el sistema de módulos pese a no cumplir las condiciones, el problema puede ser serio. Hacienda podría entender que se ha tributado de forma incorrecta y reclamar lo que no se haya pagado, con los correspondientes intereses. En algunos casos, incluso puede imponer sanciones.
¿Cuándo se cambia de estimación directa a módulo?
Para poder volver al régimen de estimación objetiva (módulos) después de haber estado en estimación directa, es necesario haber cumplido con todos los requisitos exigidos durante, al menos, tres años consecutivos.
Solo entonces se puede optar por volver a módulos, presentando la renuncia expresa a la estimación directa en los plazos establecidos (generalmente, en diciembre del año anterior al que se desea aplicar el cambio). Si no se realiza esa renuncia, se continuará automáticamente en estimación directa.
Formación para entender y aplicar mejor estos conceptos
Para quienes trabajan con autónomos o gestionan su propia actividad, este tipo de decisiones fiscales no son algo puntual: forman parte del día a día. Y no siempre es fácil interpretarlas bien.
En INEAF lo sabemos y por eso ofrecemos una formación pensada para profesionales que necesitan un enfoque práctico y una visión actualizada de cómo funciona la fiscalidad. Quizá te interese:
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