Contabilidad de anticipos de clientes: Implicaciones en IVA

Una mala práctica que realizan algunas empresas consiste en no registrar debidamente el dinero que reciben como anticipo de una futura venta a sus clientes o de un servicio que van a prestar en el fututo. Si quien nos va a hacer la futura compra es alguna empresa de confianza, con mayor motivo el anticipo no se registra (o no se hace correctamente) y se deja todo para el momento de la factura final. Esta forma de actuar no es correcta y se agrava aún más, si la operación de venta o de servicio se va a realizar a largo plazo.

Por esta razón queremos comentar hoy la importancia de la documentación correcta de los anticipos y su registro contable ya que, como vamos a ver, sus implicaciones van más allá de la contabilidad entrando en el ámbito fiscal.

El anticipo es una operación que puede beneficiar a las dos partes que van a intervenir en la venta o prestación de servicios. Por un lado, la empresa que recibe el anticipo  se puede asegurar  un negocio que en estos momentos no puede prestar, y por otra, al pagador le interesa hacer un abono ahora, pues es una forma de no tener que desembolsar todo el dinero en un mismo momento.

El anticipo no es más que el dinero que se recibe en el momento actual a cuenta de una futura venta o prestación de servicios y que lógicamente, se descontará del precio final en el momento en que se produzca la venta o el servicio.

¿Cómo se documenta un anticipo?

Como comentamos al principio, son muchas las empresas que no documentan de manera correcta los anticipos. Podemos pensar que en ocasiones es por desconocimiento o por un mal asesoramiento, pero esto no les exime de estar haciéndolo mal. Esto se agrava además, si pensamos que  es posible que no se esté ingresando un IVA en Hacienda que corresponde hacerlo ya y que nos puede suponer por tanto un problema.

El anticipo se debe documentar y se hará mediante una factura. No es suficiente con hacerlo en un recibí, o en un albarán o factura proforma. El documento debe ser la factura con su IVA correspondiente con la mención expresa de “anticipo”.

Podría venir reflejado tal como:

Cuando posteriormente se haga la factura definitiva deberemos restar a su importe el anticipo recibido:

Tratamiento fiscal del Anticipo: el IVA

Para ver el tratamiento en el IVA de los anticipos debemos repasar lo que dice al respecto el artículo 75 de la ley del IVA punto 2:

“… en las operaciones sujetas a gravamen que originen pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible el impuesto se devengará en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos.”

Es decir, si tenemos un cobro parcial (como es nuestro caso) se devengará en el momento del cobro el IVA por el importe percibido en ese momento.

Esto significa que, tal como hemos comentado, debemos emitir una factura por el importe del anticipo, en ella devengaremos la parte de IVA correspondiente a lo ingresado. Este IVA se ingresará en Hacienda en la declaración correspondiente a la fecha de cobro (modelo 303) Finalmente, cuando se haga la operación haremos otra factura con el total de la operación, pero solo el IVA que resta.

Debemos tener cuidado pues si actuamos como hemos comentado al principio de este artículo, sin emitir la factura correspondiente y por tanto si repercutir el IVA de la operación y su posible ingreso en Hacienda, esta lo puede detectar.

Cuando en el mes de febrero cumplimentamos el Modelo 347 de declaración anual de operaciones con terceros, debemos declarar las facturas emitidas. Esta información que se traslada a Hacienda se desglosa trimestralmente. Si el anticipo se hizo en un trimestre y la operación final en otro, es posible que nuestra declaración (mal hecha) no coincida con la información que también envía a Hacienda nuestro cliente y “salten las alarmas.”

Si nos detectan tendremos que responder a dos posibles sanciones. Una de ellas por ingresar el IVA en el trimestre equivocado (ingresos fuera de plazo) y otra por presentar de manera incorrecta el Modelo 347.

Contabilidad del anticipo

Los momentos contables que nos interesan del anticipo son dos: uno de ellos en el momento en que lo cobramos y el otro, cuando se hace la entrega de los bienes o se presta el servicio.

a) En el momento en que recibimos el dinero

En el momento en que recibimos el anticipo anotaremos la entrada por banco, devengaremos el IVA de lo facturado y anotaremos el anticipo en la cuenta (438). Esta cuenta (se le denomina cuenta puente) va a desaparecer en el momento posterior en que se haga la entrega de los bienes o se preste el servicio.

Supongamos que vamos a realizar una venta por un importe de 2.000 euros y cobramos hoy un anticipo de 500 euros. Le entrega de las mercancías será dentro de un mes

b) En el momento en que se realice la entrega o se preste el servicio

En este momento reflejamos la venta por el importe total (2.000 euros) eliminamos el anticipo y devengamos el IVA del resto

El cliente en esta operación nos debería 2.000 euros más su IVA correspondiente. Como ya nos pagó (en el momento del anticipo) 500 euros más IVA, lo que ahora le facturamos son 1.500 euros más su IVA.

Caso particular del anticipo a largo plazo.

Para los anticipos a largo plazo el plan tiene prevista, en lugar de la 438, la cuenta 181 y la define de la siguiente manera:

“Importe recibido a cuenta de futuras ventas o prestaciones se servicios”

Con carácter general su movimiento es el siguiente:

Se abonará

1. por el importe recibido con cargo al subgrupo 57
2. por el importe de los ajustes que surjan por la actualización de su valor con cargo, generalmente a la cuenta 662

Se cargará cuando se devengue el ingreso, con abono a cuentas del subgrupo 70

En el caso de no actualizarse el valor del anticipo los apuntes contables son muy sencillos

a) En el momento de recibir el anticipo.

b) En el momento del paso del anticipo a corto plazo

c) En el momento de la entrega

Si la cuenta del anticipo debiera actualizarse a un tipo de interés, el valor de la 181 iría incrementándose con cargo a la cuenta 662

Esto lo vimos en nuestra tribuna “permuta inmobiliaria” por lo que recomendamos su visita a quien esté interesado.