Nota de crédito
La nota de crédito consiste en un documento administrativo con valor legal y que tiene potestad para formar parte de todo tipo de operaciones de compraventa que se realicen y que tiene como objetivo principal la modificación de una factura una vez que ésta ya ha sido emitida.
La nota de crédito se realiza por parte del vendedor o proveedor de un servicio o bien cuando se den algunas circunstancias que provoquen la necesidad de modificar la factura inicial, como por ejemplo puedan ser descuentos posteriores a la factura original o el hecho de tener que devolver una parte o el total de la cantidad pagada por la compra del bien o del servicio.
El uso de la nota de crédito es muy común en el mundo empresarial dada la relevancia e importancia de ésta para que la contabilidad de las empresas no tenga errores y sea correcta. Debido a que el importe inicial que se refleja en la factura original puede que no sea el correcto. Si no se utilizaran las notas de crédito, dichos desajustes contables podrían ser objeto de inspección y la empresa incurriría en una infracción que podría llegar a ser castigada con una multa importante.
En España en concreto no se permite eliminar o destruir las facturas que ya han sido emitidas. La legislación fiscal ha regulado esta medida con el fin de evitar que se produzca fraude. Por este motivo, si se detectase cualquier tipo de error en una factura que ya ha sido emitida o naciera la necesidad de corregir alguna cuantía por una devolución o un descuento aplicado de forma posterior, hay que emitir una nota de crédito, o, en su defecto, una factura rectificativa.
Con una de estas dos opciones se podrá enmendar el error a la vez que se mantiene la factura original intacta.
Algunos requisitos para tener en cuenta a la hora de emitir una nota de crédito son los siguientes:
- Habrá que crear una nueva factura en la que se indique que se trata de una nota de crédito.
- Hay que hacerlo con la numeración correlativa que corresponda.
- Hay que hacer mención a la factura que se está anulando referenciando en número de la factura original.
- Las cantidades deben ir reflejadas en negativo.
- Los datos e información que se incluyan deben ser los mismos que los que aparezcan en la factura a la que dicha nota modifica.
- No hay un modelo estándar, por lo que cada empresa puede utilizar un modelo de nota de crédito distinto.
También, hay que tener en cuenta que debemos guardar la factura original por si Hacienda nos la pidiera. Deberemos también enviarle la nota de crédito al cliente correspondiente para que también la incluya en su contabilidad y no le surjan problemas de descuadres.
La principal diferencia entre nota de crédito y factura rectificativa está en que la factura rectificativa puede rectificar una factura después de haber sido liquidado el IVA en su declaración trimestral correspondiente, en cambio la nota de crédito no permite esto.