Obligación de custodiar la documentación

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Es cierto que la cantidad de documentación que posee hoy en día una sociedad nada tiene que ver con la que se poseía hace no muchos años. Los medios informáticos, dispositivos electrónicos o la misma “nube” nos permiten reducir en muchos casos el papeleo diario. No obstante la obligación de custodiar la documentación sigue estando ahí y es conveniente no perderla de vista.

¿Cuánto tiempo tenemos la obligación de custodiar la documentación en la empresa?

Parece una pregunta sencilla pero no lo es.

Recuerdo en este momento una tribuna en la que nos preguntábamos por el tamaño de la empresa ¿Cuándo somos pequeña y mediana empresa?

En esa ocasión nos quejábamos de la poca uniformidad que existían entre los criterios contables, fiscales o incluso europeos. Pues bien, ahora nos encontramos en una situación parecida pues de nuevo hay multitud de “opiniones” sobre la obligación de custodiar  nuestra documentación.

Código de Comercio ( 6 años)

El artículo 30 del Código de Comercio dice:

  1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
  2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Cuando habla de libros entendemos que se refiere a los libros contables, pero también al ámbito laboral, fiscal y mercantil.

Ley de Blanqueo de capitales (10 años)

El artículo 25 de la ley 10/2010 de 28 de abril de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo dice:

“Los sujetos obligados conservarán durante un período de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo tras el mismo a su eliminación. Transcurridos cinco años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación ocasional, la documentación conservada únicamente será accesible por los órganos de control interno del sujeto obligado, con inclusión de las unidades técnicas de prevención, y, en su caso, aquellos encargados de su defensa legal”

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

No se establece un plazo mínimo de conservación sino máximo. El reglamento no establece un plazo de conservación de forma expresa. Los datos deberán ser cancelados si ya se terminó la finalidad con la que fueron recogidos y no pesa ninguna obligación pendiente para el afectado.

Prevención de riesgos laborales (5 años)

Según el artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales  se debe conservar a disposición de la autoridad laboral toda la documentación relativa a las obligaciones establecidas en materia de prevención de riesgos laborales, y el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, establece en su artículo 4.3 la prescripción de las infracciones en prevención de riesgos laborales hasta en 5 años. Así pues, en consecuencia, deviene absolutamente necesario conservar durante, como mínimo, el mismo período, toda la documentación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones al respecto cuyo incumplimiento supone infracción, pues nos puede ser requerida por la autoridad o sernos necesaria para probar nuestro cumplimiento ante cualquier reclamación, demanda o denuncia.

Ley General Tributaria (4 años)

El artículo 66 de la Ley General Tributaria no habla del plazo de custodia de la documentación pero al establecer los plazos de prescripción nos está dando una idea de durante cuánto tiempo no debemos destruirla.

Prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos:

  1. El de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
  2. El que tiene la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas.
  3. El de solicitar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.
  4. El de obtener las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.

Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (3, 4 y 5 años)

El artículo 4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece

  1. Las infracciones en materia de Seguridad Social prescribirán a los cuatro años, contados desde la fecha de la infracción.
  2. En materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán: al año las leves, a los tres años las graves y a los cinco años las muy graves, contados desde la fecha de la infracción

 

Ley de auditoría de cuentas (5 años)

El artículo 30 de la Ley de Auditoría de Cuentas sobre el deber de conservación y custodia dice:

Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas conservarán y custodiarán durante el plazo de cinco años, a contar desde la fecha del informe de auditoría, la documentación referente a cada auditoría de cuentas por ellos realizada, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe y demás documentación, información, archivos y registros a que se refieren los artículos 28, 29, 42 y 43.

Conclusión

Aunque hemos tratado de resumir las diferentes exigencias en materia de conservación de documentación nos vamos a quedar con el plazo general de los 6 años como carácter obligatorio establecido por el Código de Comercio.

No debemos caer en el error de atender al plazo de prescripción para conservar la documentación. Si, por ejemplo, la prescripción fiscal a efectos de una deuda tributaria son 4 años nos significa que este sea el periodo que debemos conservar dicha documentación, sino los 6 que establece el Código de Comercio.

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