958 050 207 
Preparar las cuentas anuales no termina con obtener el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias. Para que el depósito de cuentas anuales pueda inscribirse correctamente, es necesario acompañarlas de una serie de documentos, declaraciones y certificaciones.
La documentación no es idéntica para todas las empresas. Dependerá del modelo utilizado, del tamaño de la sociedad, de si existe obligación de auditoría y de otras circunstancias, como la formulación de cuentas consolidadas.
Respuesta rápida: el depósito suele incluir la certificación de aprobación, las cuentas anuales, la hoja de identificación, la declaración de titularidad real y otras declaraciones incorporadas al modelo. Algunas sociedades también deben presentar informe de auditoría, informe de gestión o información sobre sostenibilidad.
¿Qué documentos hay que presentar con las cuentas anuales?
No existe un número fijo de documentos válido para todas las sociedades. La documentación depende del modelo contable y de las obligaciones concretas de la empresa.
Con carácter general, el depósito incluye:
- Instancia de presentación.
- Hoja de datos generales de identificación.
- Certificación de aprobación de las cuentas y aplicación del resultado.
- Balance.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Memoria.
- Declaración de titularidad real, cuando proceda.
- Declaraciones sobre medioambiente y acciones o participaciones propias.
Además, determinadas sociedades deben aportar otros documentos, como el informe de auditoría, el informe de gestión o las cuentas consolidadas.
Documentación básica del depósito de cuentas
Instancia de presentación
La instancia identifica la sociedad, el ejercicio al que corresponden las cuentas y la persona que realiza la presentación.
También permite indicar los datos necesarios para recibir las notificaciones del Registro Mercantil y gestionar la devolución de los documentos, cuando resulte aplicable.
Hoja de datos generales de identificación
Esta hoja recoge información básica sobre la empresa:
- Denominación social.
- NIF.
- Domicilio social.
- Forma jurídica.
- Actividad principal.
- Código CNAE.
- Personal empleado.
- Fechas de inicio y cierre del ejercicio.
En los modelos utilizados en 2026 debe consignarse el código correspondiente a la CNAE-2025. Conviene comprobar que coincide con la actividad principal desarrollada por la sociedad.
Certificación de aprobación de las cuentas
La certificación acredita que la junta general ha aprobado las cuentas anuales y la propuesta de aplicación del resultado.
Debe indicar, entre otros datos:
- Fecha de celebración de la junta.
- Forma en que se convocó.
- Carácter universal o no de la reunión.
- Aprobación de las cuentas.
- Aplicación del beneficio o tratamiento de las pérdidas.
- Firma de la persona con facultad para certificar.
Los datos incluidos en la certificación deben coincidir con las cuentas presentadas. Una diferencia en el resultado del ejercicio o en su aplicación puede provocar una calificación negativa.
Ejemplo: si la certificación indica que el beneficio se destina íntegramente a reservas, pero la memoria recoge el reparto de dividendos, el Registro puede suspender el depósito hasta que se subsane la contradicción.
Declaración de titularidad real
La declaración de titularidad real permite identificar a las personas físicas que poseen o controlan, directa o indirectamente, la sociedad.
Debe cumplimentarse cuando resulte exigible, incluso aunque no se hayan producido cambios respecto al ejercicio anterior. La información debe estar actualizada a la fecha de formulación de las cuentas.
Cuando no exista una persona física que posea o controle más del porcentaje establecido legalmente, deberá identificarse a la persona que ejerza el control por otros medios o, en su defecto, a los administradores.
Declaración medioambiental
Los modelos normalizados incluyen información sobre las partidas relacionadas con la protección y mejora del medioambiente.
Cuando la sociedad no tenga partidas de esta naturaleza, deberá indicarlo en el apartado correspondiente. No siempre se trata de un informe independiente, sino de una declaración integrada en el propio modelo.
Acciones y participaciones propias
La sociedad debe informar sobre las operaciones realizadas con acciones o participaciones propias cuando hayan tenido lugar durante el ejercicio.
Si no se han producido este tipo de operaciones, se cumplimentará la declaración negativa prevista en el modelo.
Documentos según el modelo de cuentas
Para determinar qué estados contables deben presentarse, hay que identificar primero si la sociedad utiliza el modelo normal, abreviado o pyme.
Modelo normal
Las cuentas anuales normales están formadas por:
- Balance.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- Memoria.
Modelo abreviado
Las sociedades que cumplen los límites legales pueden formular balance y memoria abreviados.
En estos casos, la documentación contable puede incluir:
- Balance abreviado.
- Cuenta de pérdidas y ganancias normal o abreviada, según corresponda.
- Memoria abreviada.
Cuando una empresa puede formular balance y memoria abreviados, no está obligada, con carácter general, a elaborar el estado de flujos de efectivo ni el estado de cambios en el patrimonio neto.
Modelo pyme
Las empresas que pueden aplicar el Plan General de Contabilidad de Pymes presentan:
- Balance de pymes.
- Cuenta de pérdidas y ganancias de pymes.
- Memoria de pymes.
Aplicar el PGC de Pymes, formular cuentas abreviadas y quedar exento de auditoría son cuestiones relacionadas, pero no equivalentes. Cada régimen tiene sus propios requisitos.
Para analizar qué modelo corresponde en cada caso, puedes consultar el artículo sobre cuentas anuales normales o abreviadas.
Documentación adicional según la empresa
Informe de auditoría
El informe de auditoría debe presentarse cuando la sociedad esté obligada legalmente a auditar sus cuentas o cuando exista un auditor nombrado e inscrito cuyo informe deba acompañar al depósito.
También puede resultar necesario cuando la auditoría haya sido solicitada por socios minoritarios o cuando una auditoría voluntaria tenga acceso al Registro Mercantil.
Uno de los defectos más habituales es omitir el informe cuando consta inscrito el nombramiento de un auditor. Antes de realizar el envío conviene comprobar la situación registral de la sociedad.
Informe de gestión
El informe de gestión explica la evolución de los negocios, la situación de la sociedad y los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta.
No todas las empresas están obligadas a formularlo. Las sociedades que pueden presentar balance y memoria abreviados están, con carácter general, dispensadas de elaborarlo.
La existencia de un informe de auditoría no implica automáticamente que también deba presentarse un informe de gestión. Ambas obligaciones deben analizarse por separado.
Información sobre sostenibilidad
Determinadas empresas deben incluir información sobre cuestiones ambientales, sociales, laborales, de derechos humanos y de gobierno corporativo.
La obligación depende, entre otros aspectos, del tamaño de la empresa, de su consideración como entidad de interés público y de la normativa aplicable al ejercicio.
Cuentas consolidadas
Las sociedades dominantes de un grupo pueden estar obligadas a formular y depositar cuentas anuales consolidadas.
En ese caso, deberán aportarse, según corresponda:
- Cuentas consolidadas.
- Informe de gestión consolidado.
- Informe de auditoría del grupo.
- Información sobre sostenibilidad consolidada.
El depósito de las cuentas consolidadas no sustituye necesariamente al de las cuentas individuales de la sociedad dominante.
Errores frecuentes en la documentación
| Error | Qué puede ocurrir | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Usar un modelo antiguo | Errores de validación o calificación negativa. | Utilizar la versión actualizada del programa de depósito. |
| CNAE incorrecta | Incoherencias en la identificación. | Comprobar el código CNAE-2025 de la actividad principal. |
| Certificación y cuentas no coincidentes | Suspensión del depósito. | Revisar el resultado y su aplicación antes del envío. |
| Falta del informe de auditoría | El Registro no practica el depósito. | Comprobar si existe auditor nombrado o auditoría obligatoria. |
| Firma de una persona sin facultad | Defecto formal en la certificación. | Verificar que el cargo está vigente e inscrito. |
Checklist antes de presentar la documentación
- Utilizar el modelo oficial correspondiente al ejercicio.
- Comprobar el código CNAE-2025.
- Seleccionar correctamente el modelo normal, abreviado o pyme.
- Revisar que la certificación coincida con las cuentas.
- Comprobar si existe obligación de auditoría.
- Incluir el informe de gestión, cuando proceda.
- Cumplimentar la declaración de titularidad real.
- Validar el depósito antes de enviarlo.
- Revisar posteriormente la calificación del Registro.
¿Necesitas consultar el calendario? Revisa nuestra guía sobre el depósito de cuentas anuales, sus plazos y la forma de presentación.
Preguntas frecuentes sobre los documentos del depósito
Preparar correctamente la documentación evita requerimientos, retrasos y nuevas presentaciones. La clave está en identificar el modelo que corresponde, comprobar las obligaciones específicas de la sociedad y revisar que todos los documentos contienen información coherente antes del envío.
Deja un comentario