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Número de factura
Cuando realizamos una factura de venta o por la prestación de un servicio debemos tener presente que estamos emitiendo un documento que debe cumplir una serie de requisitos para garantizar su validez legal y fiscal. Entre dichos requisitos esenciales a cumplir en la factura está la asignación del número que le corresponde.
La asignación del número de factura en las empresas viene regulada en el artículo 6 del Reglamento de Facturación. Dicho artículo determina que en toda factura correspondiente a una venta de un bien o a la prestación de servicios deberá aparece un número de factura y su serie. Dentro de cada serie la numeración deberá ser correlativa
Serie de factura
Por norma general se deberán emitir todas las facturas atendiendo a un número de serie. Sin embargo, hay ciertos casos donde la Agencia tributaria te permite realizar series separadas:
- aquellas sociedades con varios establecimientos
- aquellas que tienen operaciones de diferente naturaleza
Hay algunos casos como las facturas rectificativas que requieren, de manera obligatoria, de un número de serie distinto.
La serie numérica solo se puede cambiar al comenzó de cada año fiscal. Esto no significa que al comenzar un nuevo año debemos cambiar la serie, pues es posible continuar con la del año pasado.
El número de la factura
La función de numerar la factura está en poder identificarla y en garantizar que cada factura que realiza el emisor es única y de esta manera su vinculación con la operación comercial a la que corresponde será muy sencilla de realizar. No puede haber dos facturas con el mismo número ni podemos saltar del número 20 al 22, por ejemplo. Esto es esencial para la contabilidad o para operaciones de auditoria
Por otro lado, el número de la factura también es esencial para el receptor de la misma de cara a su liquidación del IVA. Sin la factura perfectamente numerada el receptor no tendrá derecho a su deducción ni contable por el gasto soportado ni fiscal por el IVA.
En definitiva, la Agencia Tributaria solo considera como documento justificativo de cara a su deducción a la factura provista de serie y número correcto.
Estructura de la Numeración
No existe una estructura concreta del número de factura o modelo normalizado. Es habitual establecerla por fechas de operación haciendo que comiencen por el año en que se expiden o por las iniciales del negocio.
Por ejemplo, si la factura se emite en el año 2022 la numeración puede ser
2022-001
2022-002
2022-003
2022-004
No se exige que la primera factura sea la número 1. Lo que si se exige es que empecemos por el número que empecemos después los siguientes sean correlativas. Se recomienda, no obstante, con el fin de evitar duplicidades y reducir el riesgo de errores a la hora de escribirlo, el uso de números lo más cortos posibles.
Rectificación de una factura por error en la numeración
Un error muy común a la hora de numerar la factura es asignar el mismo número de factura a dos correlativas. El error no tiene importancia si la primera factura aun no la hemos entregado pues será suficiente con emitir la segunda con el numero correcto de nuevo. Sin embargo, si ambas facturas ya han sido entregadas a los clientes debemos realizar una rectificación. Será necesario emitir una factura rectificativa.