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Libro diario
El libro diario es, junto con el de Inventarios y el de Cuentas Anuales, uno de los libros obligatorios para registrar la contabilidad en todas las empresas. Antiguamente se le conocía como libro de primera entrada por ser el primero donde se recogían las operaciones de la empresa con carácter económico.
En el libro diario se van reflejando cronológicamente las operaciones que día a día va realizando la empresa, como pueden ser la compra de mercaderías, el pago de la luz, el pago de las nóminas o el cobro por la prestación de servicios. Para poder realizar una anotación en el libro diario se exige que esté documentada mediante una factura, cheque, pagaré, contrato, etc. En definitiva, en libro diario se irán anotando conceptos como gastos, ingresos y elementos patrimoniales mediante el uso de cuentas determinadas que establece el plan contable.
Su obligación la determina el artículo 28 del Código de Comercio donde establece:
"El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa...".
La estructura del asiento en el libro diario se realiza para poder cumplir con el sistema de contabilidad más utilizado que es la partida doble. Para ello, el libro diario va a tener dos columnas, una en la izquierda y otra en la derecha. La columna de la izquierda recibe el nombre de “debe” y la de la derecha “haber”.
La partida doble nos dice que cada una de las operaciones que se anotan deberá registrar al menos una cuenta en el debe y otra en el haber de tal manera que la suma de lo anotado en el debe tendrá que ser igual a la suma de la anotado en el haber.
La información que aparecerá en un asiento contable será:
- La fecha de la operación.
- El número de cuenta contable a utilizar para reflejar los gastos, ingresos, activos, pasivos o neto utilizados.
- El nombre de la cuenta, tal como aparece en el cuadro de cuentas del plan general contable.
- Y, de manera opcional, puede aparecer una casilla con un concepto. En esta casilla el contable es libre de anotar lo que quiera siempre que le sirva para aclarar la operación y su entendimiento en un momento posterior.
Un ejemplo de asiento en el libro diario puede ser el siguiente
| Cuenta | Descripción | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|---|
| (628) | Suministros | Factura 236 Endesa | 1000 | |
| (410) | Endesa | Factura 236 Endesa | 1000 |
En la primera columna, denominada “cuenta” anotamos el gasto en la cuenta (628) y en la segunda su “descripción” contable que en este caso será suministros. Tanto el número de la cuenta como su descripción viene en el cuadro de cuentas del Plan Contable.
El “concepto” es voluntario y se suele anotar el número de la factura y el deudor o acreedor. El concepto no es mas que una anotación que puede hacer el contable para reforzar la información de asiento contable. Este concepto, que ahora anotamos en el libro diario, aparecerá también en el libro mayor, con lo cual será de gran utilidad posteriormente.
Finalmente anotamos los importes numéricos tanto en él “debe” como en el “haber”.
A la hora de hacer los registros de las operaciones contables lo primero que debemos hacer es ir anotando en el libro diario aquellos hechos económicos que se producen a lo largo del día. Al mismo tiempo iremos volcando esta información al libro mayor. Antiguamente esta tarea se hacía a mano por el contable suponiendo una labor muy tediosa y repetitiva que suponía un esfuerzo de tiempo importante. Hoy, este paso realmente es automático y lo hace nuestro programa informático, es decir, nosotros anotamos en el libro diario y automáticamente la información se pasará al mayor.