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Libro mayor
En la práctica de la contabilidad dos libros son fundamentales a la hora de realizar las anotaciones: el libro diario y el libro mayor. El primero es, junto con el libro de inventario de cuentas anuales, de carácter obligatorio para todas las sociedades. Sin embargo, el libro mayor no es obligatorio, pero si fundamental para conocer todos los movimientos producidos en un elemento patrimonial y su saldo en un momento dado.
En el libro Diario se contabilizan todas las operaciones económicas que realiza una empresa de manera cronológica, en forma de asientos contables. Su estructura puede ser la siguiente:
| CUENTA | DESCRIPCIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| (217) | Equipos para proceso de información | 1000 | |
| (572) | Banco c/c | 1000 |
Posteriormente se crea una ficha por cada cuenta contable, que transcribe todos sus movimientos, formando el libro Mayor.
| (217) | Equipos para proceso de información |
|---|---|
| 1000 | |
| Saldo deudor: | 1000 |
| (572) | Banco |
|---|---|
| 5000 | 1000 |
| Saldo deudor: | 4000 |
Para comprender el funcionamiento del libro mayor y su utilidad primero debemos entender que es una cuenta contable. Si tratáramos de hacer un balance de situación enumerando todos y cada uno de los elementos patrimoniales de activo, pasivo y neto de que dispone nuestra empresa, nos daríamos cuenta de que debido a su dimensión no resultaría operativo.
Piénsese por ejemplo en tratar de anotar todos los elementos patrimoniales que forman parte del almacén de una ferretería. La lista sería inmensa y nos daría lugar a un balance enorme y poco útil. Es por esto por lo que en contabilidad los elementos patrimoniales (bienes, derechos y obligaciones) se reagrupan en unos conceptos denominados cuentas.
Una cuenta es un concepto representativo de valores patrimoniales de la misma especie. La cuenta es el elemento con el que se registra, identifica y clasifica cualquier hecho económico de la empresa. Así, en el cuadro de cuentas que viene en el Plan General Contable (cuarta parte) se pueden ver las cuentas y los grupos a los que pertenecen, así como su numeración establecida.
Si hablamos, por ejemplo, de elementos patrimoniales como los ordenadores que tiene una empresa, las impresoras, los teclados, los ratones o los portátiles, los podemos agrupar todos en una cuenta que denominamos “Equipos para proceso de información”
La cuenta es el instrumento del que se vale la contabilidad para aplicar el principio de dualidad y se compone de código, descripción e importe. Cada elemento que interviene en la realidad económica de la empresa se representa mediante una cuenta, que de manera simplificada se simboliza en el libro mayor mediante una “T”.
La forma de “T” no es mas que la representación de un libro abierto en dos columnas. La columna de la izquierda es el Debe y la de la derecha el Haber. Se anota además el nombre de la cuenta, la fecha del movimiento. Las anotaciones en el Debe y en el Haber se hacen atendiendo a los principios de la partida doble. Estas dos columnas de Debe y Haber que aparecen en el libro mayor, también las tenemos en el libro diario.
En definitiva, el libro Mayor es un conjunto de fichas de cada cuenta, y en cada una de ellas aparece la fecha del movimiento, el número de registro, la contrapartida, la valoración en el debe o en el haber y el saldo. Su utilidad es básica para saber el saldo en cada momento de una cuenta. Si la empresa quiere saber, por ejemplo, el dinero que tiene en caja o la cantidad que se debe a un proveedor o que le debe un determinado cliente, en lugar de ir al libro diario para buscar esta información acude al libro mayor. En él verá todos los movimientos que ha tenido esa cuanta, a lo largo del año, tanto de aumento como de disminución y finalmente su saldo.