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Gestión de cuentas
La importancia de llevar una correcta contabilidad en la empresa puede ser determinante para sus posibilidades de expansión e incluso en algunos casos para su propia supervivencia. Una buena contabilidad clara y ordenada permite conocer la situación patrimonial, económica y financiera de la sociedad en un momento determinado. Dentro de las herramientas con las que cuenta la contabilidad para conseguir este objetivo y ayudar en la toma de decisiones económicas y financieras está la gestión de cuentas.
En este sentido se puede definir a la gestión de cuentas como un proceso contable que permite el control de cada una de las cuentas de la empresa, su planificación y su previsión y que ayuda en la toma de decisiones en base a sus conclusiones. La gestión de cuentas va a analizar tanto las cuentas de Activo, Pasivo y Neto como las de Gastos e Ingresos. En este sentido, la gestión de cuentas basa su estudio en dos estados financieros:
1. Balance de Situación: aquí se ordenan las cuentas de activo, pasivo y neto. El activo lo forman los bienes y derechos de la sociedad. El pasivo sus obligaciones de pago y el neto los fondos propios como el capital, sus reservas y el resultado del ejercicio.
2. La cuenta de pérdidas y ganancias o cuenta de resultados. Es una lista ordenada donde se enfrentan los ingresos del ejercicio y los gastos de la empresa para finalmente determinar el resultado del año.
La gestión de cuentas permite gestionar de manera correcta los cobros y pagos de la empresa y con ello tener controlada su liquidez y solvencia. La información sobre los clientes y proveedores que ofrecen los diversos apuntes contables permite también a la gestión de cuentas tener un control financiero de sus operaciones, detectar posibles errores en materia de plazos y corregirlos en la medida que sea posible.
La importancia que dan las empresas hoy en día, dentro de la parte contable a la gestión de cuentas ha hecho que en los últimos años se demande la figura de un profesional que cubra estas necesidades. Su función será la de gestionar, analizar y controlar las cuentas de la empresa permitiendo mantener las mejores relaciones con clientes y proveedores. Esta figura se conoce como Key Account Manager. Aunque el análisis abarca todas las cuentas de la empresa su objetivo fundamental es la de clientes.
Los puntos esenciales para conseguir una adecuada administración de las cuentas se resumen en los siguientes:
- Estudiar el patrimonio de la sociedad. Se debe tener una idea clara del patrimonio empresarial para poder afrontar nuevos proyectos. Si conocemos la situación económica y financiera concreta en un momento dado, podremos tomar decisiones sobre necesidades de financiación a la hora de afrontar nuevos proyectos.
- Agilizar la información. Se deben utilizar herramientas digitales actualizadas para archivar la información permitiendo su uso de una manera más rápida y eficaz. Las empresas deben olvidar los archivos en papel recomendando el uso digital de su documentación.
- Utilización de software adecuado. La información contable depende en gran medida del software utilizado por la empresa. En este sentido, se debe buscar uno que se adapte a las necesidades de la misma.
- Control de clientes. Es necesario tener un control diario de la cuenta de clientes para evitar posibles impagos o al menos minimizar sus riesgos
- Encontrar mejoras. Una buena gestión de cuentas nos permitirá detectar posibles errores y poder corregirlos, así como plantear posibles mejoras.
Una gestión de cuentas adecuada nos va a permitir reforzar las relaciones con los clientes tanto actuales como potenciales, mejorar la comunicación dentro y fuera de la sociedad, incrementar las ventas y la rentabilidad de proyectos y, en definitiva, conseguir una diferenciación competitiva.