A la hora de crear una empresa hay que distinguir entre personas físicas y personas jurídicas. Las personas físicas tienen personalidad jurídica desde el momento de su nacimiento. Las personas jurídicas tienen que realizar los trámites oportunos para adquirirla.
Cuando se tiene personalidad jurídica se puede poseer y adquirir bienes de todas clases, así como ejercitar acciones civiles y criminales conforme a las leyes vigentes, además de poder contraer obligaciones
Con carácter general las sociedades adquieren personalidad jurídica cuando se inscriben en el registro mercantil.
Trámites administrativos necesarios para crear una empresa
Los trámites para crear una empresa son los siguientes:
- Alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores ante la Agencia Tributaria (AEAT), quienes vayan a realizar operaciones o actividades profesionales o empresariales o abonen rendimientos sujetos a retención debe solicitar, antes del inicio, su inscripción en el censo de Empresarios, profesionales y retenedores.
- Impuesto sobre actividades económicas (IAE) ante la AEAT, grava a las personas físicas (autónomos), personas jurídicas (sociedades) y entes sin personalidad jurídica (sociedades civiles y comunidades de bienes) que realicen actividades empresariales, profesionales y artísticas en el territorio nacional.
- Alta en el Régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) en la Tesorería general de la Seguridad Social (TGSS), el RETA regula la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores autónomos (empresarios individuales), comuneros y socios y administradores de algunas sociedades.
- Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social en la TGSS, alta en el régimen de la Seguridad Social que corresponda en función de tipo de sociedad y/o participación en el capital social.
- Obtención y legalización del libro de visitas ante la inspección provincial de trabajo, actualmente no se impone la obligación de adquirir cualquier clase de formulario o libro para la realización de diligencias en materia de riesgos laborales.
- Legalización del Libro de actas, del Libro registro de socios, del Libro-registro de acciones nominativas y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad ante el Registro mercantil provincial:
- El artículo 26 del Código de Comercio establece la obligación para las sociedades mercantiles de llevar un libro de actas.
- Para las Sociedades de Responsabilidad Limitada, la Ley de Sociedades de Capital en su artículo 104 dispone la obligación de llevar un Libro registro de socios.
- El art. de la 116 Ley de Sociedades de Capital obliga a llevar un libro-registro de acciones nominativas, esta obligación la tienen que cumplir las Sociedades Anónimas y Sociedades Comanditarias por acciones.
- La Ley de Sociedades de Capital, establece la obligación de llevar un libro-registro de contratos celebrados entre el socio único y su propia sociedad, esta obligación la tienen que cumplir las sociedades unipersonales (sociedades anónimas y de responsabilidad con un único socio).
Todos estos libros se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, por vía telemática.
- Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales ante el registro mercantil provincial, todos los empresarios que lleven su contabilidad según las disposiciones del Código de Comercio deberán elaborar los siguientes documentos contables: un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, por vía telemática.
- Obtención de un certificado electrónico ante autoridades de certificación, el certificado electrónico posibilita firmar documentos electrónicos e identificar inequívocamente al propietario de la firma.
Trámites para crear una empresa según la actividad:
- Licencia de actividad ante el ayuntamiento, Uno de los trámites necesarios para iniciar la actividad de la empresa es la solicitud de las licencias pertinentes en función del tipo de actividad de la empresa. Estas solicitudes se deberán realizar en el ayuntamiento del municipio en el cual la empresa ejercerá su actividad.
Entre los tipos de licencias más habituales se encuentran:
- Licencia de Actividades e instalaciones y obras
- Licencia de Funcionamiento
- Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros, en función de la actividad desarrollada se deberá comunicar con carácter obligatorio el inicio de la actividad en aquellas administraciones, autoridades y/o registros (sectoriales, estatales, autonómicos y municipales) que correspondan. Por ejemplo: Registro de empresas de seguridad, Registro de Empresas de juego, Registro Industrial, Autorizaciones de centros sanitarios o de centros educativos, etc.
Trámites necesarios en caso de contratar trabajadores
- Inscripción de la empresa ante la TGSS, la inscripción es el acto administrativo por el que la TGSS asigna al empresario un número, denominado código de cuenta de cotización (CCC) para su identificación y control de sus obligaciones.
- Afiliación de trabajadores ante la TGSS, acto administrativo por el que la TGSS reconoce a las personas físicas su inclusión por primera vez en el Sistema de Seguridad Social.
- Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social ante la TGSS, todo empresario que contrate a trabajadores deberá comunicar el alta en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda.
- Alta de los contratos de trabajo ante el Servicio público de empleo estatal (SEPE), este trámite cosiste en realizar el alta de los contratos de trabajo para trabajadores por cuesta ajena.
- Comunicación de apertura del centro de trabajo ante la consejería de trabajo de la CCAA, constituida la Sociedad o decidida la iniciación de la actividad por el empresario, se deberá proceder a la comunicación de apertura del centro de trabajo, a efectos del control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral.
- Obtención del calendario laboral ante la inspección provincial de Trabajo, las empresas deben exponer en cada centro de trabajo el calendario laboral, que deberá estar en lugar visible.
Trámites complementarios
- Registro de signos distintivos ante la Oficina Española de Patentes y Marcas, tener registrada una denominación social en el Registro Mercantil no supone que el nombre esté protegido jurídicamente como marca, debido a que son dos registros independientes.
A estos trámites para crear una empresa y dar comienzo a su actividad hay que sumar otros trámites de carácter específico que varían en función del tipo de actividad.
Quizás también le interese: Constitución telemática de sociedades en la futura Ley de Eficiencia Digital