¿Qué es una factura recapitulativa?

Si eres una empresa o autónomo y has emitido a un cliente varias facturas durante un mes, recuerda que puedes hacerle una factura recapitulativa. De esta manera, podrás agilizar tus procesos de gestión y contables.

Si no sabes lo que son las facturas recapitulativas, cómo se hacen, cómo se contabilizan o sus efectos fiscales, este post te puede interesar.

¿Qué es una factura recapitulativa?

Se trata de un tipo de factura que nos permite agrupar todas las compras de nuestro cliente (o prestaciones de servicios) realizadas durante un mes natural. No está permitida la emisión que incluya operaciones de un periodo superior al mes.

En definitiva, va a agrupar todas las facturas, tanto ordinarias como simplificadas, que se han emitido a un mismo cliente, permitiendo una gestión más eficiente.

Aunque la factura recapitulativa normalmente agrupa facturas ordinarias también es cierto que puede existir una factura recapitulativa de tiques de caja.

Para este tipo se exige

1. Que la suma total de los tiques no supere los 3.000 euros y
2. Deben estar referidos a los siguientes conceptos: ventas al por menor, ambulancias, ventas a domicilio, transporte de viajeros y equipaje, hostelería, discotecas y salas de baile, tarjetas y cabinas telefónicas, salones de belleza y peluquería, instalaciones deportivas, estudios de fotografía, parkings, videoclubs y similares, lavandería y tintorería y autopistas de peaje

Otro caso donde se puede hacer uso de este tipo de factura es para la agrupación de albaranes. Se pueden agrupar en ella todos los albaranes emitidos durante un mes. Si bien existe esta posibilidad, también es cierto que en una factura ordinaria se pueden agrupar los albaranes y no es necesaria considerarla como recapitulativa.

Requisitos de la factura recapitulativa

En realidad los requisitos de este tipo de factura son los mismos que se exigen en las facturas ordinarias en el artículo 6 del Reglamento de Facturación.  A estos se le van a añadir los propios de estas facturas para su validez frente a la Agencia Tributaria.

• Identificación de que se trata de una factura recapitulativa
• Número y serie correlativos de la factura
• Fecha de expedición
• Datos identificativos tanto del emisor de la factura como del destinatario: nombre, nombre comercial, nombre de la entidad o nombre y apellidos si es persona física, domicilio, NIF o CIF
• Periodo al que corresponde la recapitulación
• Tipo o tipos de IVA que se aplican
• Retención de IRPF que se aplica

En cuanto al IVA en la factura recapitulativa se aplicará el que corresponda a cada una de las facturas. En este sentido se deberá aportar toda la información de cada una de las facturas incluidas sobre el tipo de IVA aplicado.

Modelo de Factura

En definitiva, en la factura anotaremos lo siguiente:

• La descripción de la factura original anotando la fecha de cada factura y el tipo de IVA que le corresponde
• Base imponible de cada factura, tipo impositivo, cuota tributaria y total de cada factura.
• Totalizaremos de manera individual el importe de cada factura pero no hacemos la suma total.

Un ejemplo de modelo de factura rectificativa puede ser el siguiente:

¿Cómo se hace una factura recapitulativa?

En el momento en que emitimos la factura debemos anexionarle el grupo de facturas a las que se refiere.  Lógicamente las facturas que han sido añadidas a una factura recapitulativa deberán quedar anuladas.

¿Cuándo se puede emitir una factura recapitulativa?

En cuanto a la fecha de expedición de la factura recapitulativa será:

• El último día del mes natural que se está resumiendo
• La fecha de la última factura agrupada que se haya emitido, si la última operación se realiza antes de acabar el mes.
• Si el cliente es un empresario o profesional, el plazo para expedir la factura recapitulativa se extenderá hasta el día 16 del mes siguiente.

¿Cómo se contabiliza la factura recapitulativa?

¿No sabes cómo se contabiliza la factura recapitulativa? ¡Veamos!

Al agrupar varias operaciones en un solo documento, la factura recapitulativa puede suponer  un ahorro de tiempo al realizar la contabilidad.  La contabilidad de la factura rectificativa no va a suponer ningún problema de cara a su contabilización. Teniendo en cuenta que estas facturas pueden ser factoras con o sin IVA y con o sin retención, nos encontramos estas dos posibilidades:

• Factura recapitulativa con IVA y sin retención, se incluirá la base imponible de las operaciones realizadas durante el mes natural, el IVA y el total de cada factura ordinaria.
• Factura recapitulativa con IVA y retención de IRPF , se incluirá tanto las bases imponibles de las transacciones realizadas, como el IVA , la retención aplicable al IRPF y el total resultante.

A diferencia de una factura ordinaria, en la contabilidad de una factura rectificativa un mismo asiento contable si puede reflejar diversos conceptos.

¿Cuáles son sus aspectos fiscales?

La AEAT entiende las facturas recapitulativas como facturas ordinarias. En este sentido, estas facturas deberán presentarse de cara al IVA y, en su caso, al IRPF. Por este motivo debemos anular las facturas ordinarias que se agrupan en este tipo de factura para no duplicar lo declarado.

Las facturas recapitulativas formarán parte  del modelo 303 de autoliquidación del IVA trimestral y, en su caso, del modelo 111 del IRPF. También formará parte de los modelos correspondientes a los resúmenes anuales de IVA (modelo 390) y de IRPF (modelo 190).