Problemática contable de la provisión de fondos y los suplidos – Tribuna INEAF

A pesar de ser una práctica muy habitual cuando trabajamos por ejemplo con abogados, es cierto que a la hora de contabilizar estos dos temas es posible que se nos planteen dudas de cómo actuar.

Vamos a tratar el tema de la provisión de fondos y los suplidos en el caso de la prestación de servicios de un abogado, aunque lógicamente es posible su tratamiento en otras actividades.

¿Qué es la provisión de Fondos?

El abogado puede solicitar cantidades de dinero en concepto de fondos a cuenta de gastos previsibles en relación al caso o de sus honorarios. Normalmente cuando alguien contrata los servicios de un abogado se suele entregar una provisión de fondos.

Esta provisión de fondos va a suponer como es lógica una salida de tesorería por parte del cliente y una entrada para el abogado que tanto uno como otro deberán contabilizar.

¿Cómo los contabilizamos?

La consulta 3.2 Boicac 16, marzo de 1994 sobre “ElTratamiento de las provisiones de fondos para la realización de determinados servicios” dice:

“…La segunda cuestión planteada, se realiza sobre la posibilidad de emplear cuentas de anticipos para registrar las provisiones de fondos previas a la realización de determinados servicios. Efectivamente, ésta debe ser la forma de registrar estos movimientos de tesorería, que serán registrados en la partida de gasto correspondiente cuando se lleve a cabo la realización del servicio contratado.”

Según esto podemos pensar que de igual manera que existen los anticipos de remuneraciones (460), los anticipos a proveedores (407) puede existir una cuenta que podría llamarse “anticipos a acreedores por prestación de servicios” (417).

El funcionamiento seria el siguiente:

Entregamos una provisión de fondos al abogado por 1.000 euros.

Supongamos que un mes más tarde nuestro abogado nos pasa la factura con el siguiente detalle. Para simplificarlo lo hacemos sin retención.

• Precio del servicio: 1.200 Euros
• Anticipo recibido: (1.000)
• Total: 200 Euros
• IVA: 42 Euros
• Total Factura: 242 Euros

¿Qué son los suplidos?

Los suplidos, en un sentido amplio, son cantidades que se pagan por cuenta y cargo de un tercero, normalmente en ejecución de un mandato, y son especialmente frecuentes en las relaciones entre algunos profesionales y sus clientes.

a.    Ha de tratarse de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente, lo que de ordinario exigirá que la factura correspondiente haya sido expedida a su nombre.

b.    El pago debe realizarse en virtud de un mandato expreso, que puede ser verbal o escrito.

c.    El pagador está obligado a justificar la cuantía del gasto, que debe coincidir con el importe que se recibe del cliente.

¿Cómo lo contabilizamos?

La consulta 1 del BOICAC número 19/Diciembre 2004 “Sobre la forma de contabilizar determinadas operaciones realizadas por cuenta de terceros ajenos” dice:

“En relación con los aspectos contables, y en particular las cuentas a emplear en la contabilización de los movimientos de tesorería que se puedan producir por las operaciones realizadas por una empresa en ejecución de un mandato, o cualquier otra figura similar podrán utilizarse cuentas del subgrupo 55 contenido en la segunda parte del Plan General de  contabilidad“.

Ejemplo: La empresa “ASA” vende mercaderías por valor de 1000 € a la empresa “ZESA” y además se compromete a gestionar en nombre y cuenta de “ZESA” el transporte de las mismas por un importe total de 100 €.

Por la venta de mercaderías:

Por el pago del transporte a cuenta y en nombre del cliente:

Cuando cobremos el total:

Según hemos comentado las provisiones de fondos se contabilizan como anticipos y los suplidos como cuentas corrientes transitorias. El problema radica en que en la realidad los dos conceptos se van a mezclar pues es normal que el abogado nos pida una provisión de fondos tanto para la minuta de sus servicios profesionales como para los posibles suplidos y el tratamiento contable y fiscal (de cara al IVA) es diferente.

Si además,  a esto le añadimos  que en la realidad es normal trabajar con las provisiones sin factura que nos permita deducir su IVA, es posible que la forma de actuar que hemos visto antes no sea operativa. Es por ello que  vamos a tratar de resumir de una forma más sencilla suel tratamiento contable.

RESUMEN CONTABLE DE PROVISION DE FONDOS Y SUPLIDOS

Contabilidad desde el punto de vista del cliente

1. Entrega una provisión de fondos al abogado por 400 euros tanto para su gestión como para posibles suplidos.

2. Por los gastos que va pagando el abogado por su cuenta

De momento no contabiliza nada.

3. Al terminar sus servicios el abogado nos pasa la siguiente factura y nos entrega las facturas de los suplidos

• Precio de los servicios: 500
• IVA 21%: 105
• IRPF 21%: -105
• Suplidos : 36.3 (Nos entrega las facturas)
• Total: 536.3 €

En este caso hemos supuesto que el exceso de lo entregado como provisión nos lo han devuelto en efectivo. En caso de faltar deberemos abonar nosotros.

Contabilidad desde el punto de vista del abogado

1. Si recibe una provisión de fondos de 600 euros del cliente para nuestra gestión y los posibles suplidos.

2. Por los gastos que va pagando por cuenta de su cliente.

Al ser la factura a nombre del cliente, el abogado no podrá contabilizar el IVA soportado, contabilizando el total de la factura (IVA incluido) en la cuenta (552). Supongamos que sean 30 euros más IVA.

3. Al terminar sus servicios el abogado enviará factura a su cliente.

• Precio de los servicios: 500
• IVA 21%: 105
• IRPF 21%: -105
• Suplidos: 36.3
• Total: 536.3

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