Problemática contable de la provisión de fondos y los suplidos – Tribuna INEAF

A pesar de ser una práctica muy habitual cuando trabajamos por ejemplo con abogados, es cierto que a la hora de contabilizar estos dos temas es posible que se nos planteen dudas de cómo actuar.

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Vamos a tratar el tema de la provisión de fondos y los suplidos en el caso de la prestación de servicios de un abogado, aunque lógicamente es posible su tratamiento en otras actividades.

INEAF Contabilización provisión de fondos y suplidos¿Qué es la provisión de Fondos?

El abogado puede solicitar cantidades de dinero en concepto de fondos a cuenta de gastos previsibles en relación al caso o de sus honorarios. Normalmente cuando alguien contrata los servicios de un abogado se suele entregar una provisión de fondos.

Esta provisión de fondos va a suponer como es lógica una salida de tesorería por parte del cliente y una entrada para el abogado que tanto uno como otro deberán contabilizar.

¿Cómo los contabilizamos?

La consulta 3.2 Boicac 16, marzo de 1994 sobre “ElTratamiento de las provisiones de fondos para la realización de determinados servicios” dice:

"…La segunda cuestión planteada, se realiza sobre la posibilidad de emplear cuentas de anticipos para registrar las provisiones de fondos previas a la realización de determinados servicios. Efectivamente, ésta debe ser la forma de registrar estos movimientos de tesorería, que serán registrados en la partida de gasto correspondiente cuando se lleve a cabo la realización del servicio contratado."

Según esto podemos pensar que de igual manera que existen los anticipos de remuneraciones (460), los anticipos a proveedores (407) puede existir una cuenta que podría llamarse “anticipos a acreedores por prestación de servicios” (417).

El funcionamiento seria el siguiente:

Entregamos una provisión de fondos al abogado por 1.000 euros.

Concepto

Debe

Haber

(417) Anticipos a acreedores por prestación de servicios

1.000

(472) Hacienda Pública, IVA soportado 

210

(572) Banco c/c

1.210

Supongamos que un mes más tarde nuestro abogado nos pasa la factura con el siguiente detalle. Para simplificarlo lo hacemos sin retención.

  • Precio del servicio: 1.200 Euros
  • Anticipo recibido: (1.000)
  • Total: 200 Euros
  • IVA: 42 Euros
  • Total Factura: 242 Euros

Concepto

Debe

Haber

(623) Servicios profesionales Ind.

1.200

(472) Hacienda Pública, IVA soportado 

42

(417) Anticipos a Acreedores 

1.000

(410) Acreedores abogado

242

¿Qué son los suplidos?

Los suplidos, en un sentido amplio, son cantidades que se pagan por cuenta y cargo de un tercero, normalmente en ejecución de un mandato, y son especialmente frecuentes en las relaciones entre algunos profesionales y sus clientes.

a.    Ha de tratarse de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente, lo que de ordinario exigirá que la factura correspondiente haya sido expedida a su nombre.

b.    El pago debe realizarse en virtud de un mandato expreso, que puede ser verbal o escrito.

c.    El pagador está obligado a justificar la cuantía del gasto, que debe coincidir con el importe que se recibe del cliente.

¿Cómo lo contabilizamos?

La consulta 1 del BOICAC número 19/Diciembre 2004 “Sobre la forma de contabilizar determinadas operaciones realizadas por cuenta de terceros ajenos” dice:

"En relación con los aspectos contables, y en particular las cuentas a emplear en la contabilización de los movimientos de tesorería que se puedan producir por las operaciones realizadas por una empresa en ejecución de un mandato, o cualquier otra figura similar podrán utilizarse cuentas del subgrupo 55 contenido en la segunda parte del Plan General de  contabilidad".

Ejemplo: La empresa "ASA" vende mercaderías por valor de 1000 € a la empresa "ZESA" y además se compromete a gestionar en nombre y cuenta de "ZESA" el transporte de las mismas por un importe total de 100 €.

Por la venta de mercaderías:

Concepto

Debe

Haber

(430) Clientes

1.210

(700) Venta de mercaderías

1.000

(477) Hacienda Pública, IVA Repercutido

210

Por el pago del transporte a cuenta y en nombre del cliente:

Concepto

Debe

Haber

(552) Cuenta corriente con otras personas

121

(572) Banco C/c

121

  Cuando cobremos el total:

Concepto

Debe

Haber

(572) Banco c/c

1.331

(430) Clientes

1.210

(552) Cuenta corriente con otras personas

121

 

Según hemos comentado las provisiones de fondos se contabilizan como anticipos y los suplidos como cuentas corrientes transitorias. El problema radica en que en la realidad los dos conceptos se van a mezclar pues es normal que el abogado nos pida una provisión de fondos tanto para la minuta de sus servicios profesionales como para los posibles suplidos y el tratamiento contable y fiscal (de cara al IVA) es diferente.

Si además,  a esto le añadimos  que en la realidad es normal trabajar con las provisiones sin factura que nos permita deducir su IVA, es posible que la forma de actuar que hemos visto antes no sea operativa. Es por ello que  vamos a tratar de resumir de una forma más sencilla suel tratamiento contable.

RESUMEN CONTABLE DE PROVISION DE FONDOS Y SUPLIDOS

Contabilidad desde el punto de vista del cliente

1. Entrega una provisión de fondos al abogado por 400 euros tanto para su gestión como para posibles suplidos.

Concepto

Debe

Haber

(552) Cuenta corriente con otras personas

600

(572) Banco C/c

600

2. Por los gastos que va pagando el abogado por su cuenta

De momento no contabiliza nada.

3. Al terminar sus servicios el abogado nos pasa la siguiente factura y nos entrega las facturas de los suplidos

  • Precio de los servicios: 500
  • IVA 21%: 105
  • IRPF 21%: -105
  • Suplidos : 36.3 (Nos entrega las facturas)
  • Total: 536.3 €

Concepto

Debe

Haber

(623) Servicios de profesionales

500

(472) Hacienda Pública, IVA soportado

105

(629) Otros servicios (suplidos)

30

(472) Hacienda Pública, IVA soportado

6.3

(410) Acreedor abogado

536.3

(4751) Haceinda Pública, acreedora por IRPF

105

Concepto

Debe

Haber

(410) Acreedor Abogado536.3
(572) Banco C/c63.7
(552) Cuenta corriente con otras personas600

En este caso hemos supuesto que el exceso de lo entregado como provisión nos lo han devuelto en efectivo. En caso de faltar deberemos abonar nosotros.

Contabilidad desde el punto de vista del abogado

1. Si recibe una provisión de fondos de 600 euros del cliente para nuestra gestión y los posibles suplidos.

Concepto

Debe

Haber

(572) Banco C/c

600

(552) Cuenta corriente con otras personas

600

2. Por los gastos que va pagando por cuenta de su cliente.

Al ser la factura a nombre del cliente, el abogado no podrá contabilizar el IVA soportado, contabilizando el total de la factura (IVA incluido) en la cuenta (552). Supongamos que sean 30 euros más IVA.

Concepto

Debe

Haber

(552) Cuenta corriente con otras personas

36.3

(552) Banco C/c

36.3

3. Al terminar sus servicios el abogado enviará factura a su cliente.

  • Precio de los servicios: 500
  • IVA 21%: 105
  • IRPF 21%: -105
  • Suplidos: 36.3
  • Total: 536.3

Concepto

Debe

Haber

(430) Cliente

536.3

(473) Hacienda Pública, retenciones

105

(700) Prestación servicios 

500

(477) Hacienda Pública, IVA reperutido

105

(552) Cuenta corriente con otras personas

36.3
 

Concepto

Debe

Haber

(552) Cuenta corriente

600

(430) Clientes

536.3

(572) Banco c/c

63.7

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Comentarios

  • Jaime (#)
    10/06/2013

    Según se contabiliza la provisión de fondos tanto por parte del cliente como por parte del abogado, el cliente, cuando paga la provision de fondos, no contabiliza un gasto, y el abogado cuando la recibe tampoco. Si esta se hace a mediados de diciembre y cierra el ejercicio, no aparecen estos dos conceptos como cuentas de P y G, y sin embargo ha habido una salida y entrada de tesoreria en concepto de Servicios Profesionales independientes/Prestación de servicios. Puesto que no aparece en mi resultado contable, esta provision de fondos ¿sería fiscalmente deducible en el caso del cliente, o fiscalmente imputable en el caso del abogado?. Y por consiguiente, ¿tendría que hacer algún ajuste?

  • Ángel Luís Martínez Sánchez (#)
    24/06/2013

    El tratamiento contable si se trata de una provisíón de fondos es el de un anticipo. Al igual que el resto de los anticipos a efectos fiscales deberemos tener en cuenta que son hecho imponible de IVA pero no afectarán al impuesto de sociedades hasta que realmente se devengue el gasto o el ingreso. Por tanto coincidirá el criterio contable y fiscal. 

    Por lo que se refiere  a los suplidos, se trata de un movimiento financiero entre dos partes, sin que de momento intervenga impuesto alguno.

    Por consiguiente, no debemos realizar ningún ajuste en ambos casos.

  • Eva (#)
    07/07/2013

    Me surge una duda con respecto a la contbilización del suplido por parte del cliente que recibe el servicio del abogado. Si el abogado aporta una factura a nombre del cliente, no debería éste contabilizarla, considerando al emisor de la factura como un acreedor?
    El asiento siguiente sería reclasificar la deuda haciendo un asiento de proveedor del suplido al abogado, es decir dentro del grupo 410, de forma que el total de la deuda esté registrada con el abogado.
    Estos asientos permiten la inclusión de la factura del suplido en el registro de iva y la valoración para el 347, si fuese el caso.
    Gracias.

    • Angel Luis Martinez (#)
      25/09/2013

      Eva, muchas gracias por su comentario. En el post, el apunte contable del suplido está hecho desde el punto de vista del vendedor, es decir, el que debe pagar el transporte que es a cargo de su cliente. Desde el punto de vista del cliente, como usted comenta, deberá contabilizar el gasto del transporte que, en este caso, será mayor importe de la compra y adeudárselo al acreedor que es la empresa de transporte, anulando esta cuenta pues el pago se ha realizado en efectivo.
      Un saludo

  • Jesús Arias (#)
    25/09/2013

    Enhorabuena por el artículo, pero le encuentro alguna laguna. Me voy a explicar mejor y es que con respecto a los anticipos creo recordar que el reglamento de IVA exige que los anticipos sean siempre con factura y sujetos a tributación por dicho impuesto; por otro lado y con respecto a los suplidos, se deben considerar como tales suplidos aquellas cantidades que emitidas las facturas a nombre nubes una compañía son pagadas por parte de otro mediante un mandato expreso y no tienen una vinculación directa con la actividad de ese tercero que nos emite la factura de suplidos. Voy a tratar de explicarlo, un transportista no debería poder incluir en sus facturas unos suplidos por consumo de combustible o por peajes ya que se supone que estos gastos son parte de su actividad.
    Si alguien puede aclararlo estaría muy agradecido me corrigiera.
    un saludo.

    • Angel Luis Martinez (#)
      25/09/2013

      Buenos días Jesús,
      Respecto a tu comentario, primero agradecerte tu opinión y aclarar dos aspectos.
      Efectivamente, tal como queda expuesto al principio, según la Consulta del ICAC 3.2 del 94 las provisiones de fondos deben ser tratadas como anticipos y atendiendo al reglamento del IVA como bien dices, está sujeto a IVA. En el primer ejemplo efectivamente así lo he reflejado. El caso es, que también es  usual hacer una provisión de fondos a nuestro abogado, y bien por amistad o por rutina no nos extiende factura si no un simple recibo. Si de alguna manera queremos justificar nuestra salida de dinero, lo hacemos con cargo a una cuenta del subgrupo 55, que lógicamente no nos justifica el IVA soportado. Es algo no regulado como tal pero desgraciadamente habitual.
      Por otro lado, el suplido efectivamente son cantidades pagadas por cuenta de otra persona y cuya factura va expedida a su nombre. Efectivamente los ejemplos que expones no deben de considerarse suplidos pues forman parte de su actividad. El ejemplo del post, se trata de una venta donde el vendedor no posee vehículos para enviar el género y por tanto no forma parte de sus servicios. Por este motivo, aunque el vendedor paga el transporte lo hace a nombre de su cliente pidiendo al transportista que la factura la expida a nombre de este.
      Espero haber aclarado las dudas.
      Un saludo y gracias.

  • Juan José Moya (#)
    25/09/2013

    El tema está expuesto con claridad, pero no debemos dejar de tener en cuenta como funcionan estos temas en la vida real.
    Los abogados, notarios, procuradores, etc. tardan en hacernos llegar sus facturas correspondientes, en ocasiones hemos de reclamarselas varias veces para conseguir que obren en nuestro poder. 
    Si no contabilizamos ningún gasto hasta la recepción de las citadas facturas, estaremos falseando la imagen fiel de los estados financieros de la Empresa, dado que el gasto se habrá producido aunque nosotros no hayamos recibido la factura.  Imaginad el efecto si se produce en medio un cierre de ejercicio contable y el asunto es de importancia.
    Por lo tanto, habrá que recoger el gasto incurrido, estimándolo prudentemente, a traves de la cuenta de gasto correspondiente y como contrapartida la cuenta “Acreedores facturas, pendientes de recibir o formalizar”.
    Es un placer leer este foro.
    Saludos
     
     

    • Angel Luis Martínez (#)
      26/09/2013

      Efectivamente Juan José tienes toda la razón. Muchas veces lo expuesto aquí se da bajo la hipótesis de que todos actuamos tal como se no exige, cosa que no siempre se da. Como la casuística seria mucho más compleja si atendiéramos a todas las posibilidades nos centramos en “lo que debería ser”.
      Te agradezco tu comentario, pues la intención de este foro es hacer la contabilidad real y acercarla al día a día; muchas veces nos perdemos en normativa y nos olvidamos de lo que de verdad nos encontramos en nuestra labor contable.
      Un saludo y gracias

  • Ángel Luis López Manrique (#)
    29/09/2013

    Excelente exposición. Clara, concisa, práctica y fácil de entender. Con argumentación muy sólida, tanto desde el punto de vista contable, como para el impositivo (léase IVA e ISS)
    Muchas gracias.

  • Joaquin (#)
    14/02/2014

    Muchas, gracias.
    Solo una duda, en procesos judiciales las cosas se alargan varios meses normalmente, y si no tenemos las facturas de los suplidos ( y lógicamente estas llevan IVA y a veces IRPF) ¿ Como hacemos la declaración del 303 y el 110 de cada trimestre ? ¿ se puede hacer en el siguiente trimestre cuando ya las tengamos, sin recargos ? 
     

  • Joaquin (#)
    14/02/2014

    Bueno eran dos dudas al final.
    En los ejemplos del abogado con suplidos, se le imputa todo el volumen de operaciones al abogado ¿ Y si esta cifra supera al año los 3005 euros, como se declara en el 347 para que sea coherente con la contabilidad y el 390 ?
     
     

    • Jaime Ávila Pozuelo (#)
      24/02/2014

      Buenas Joaquín en relación a tus dos dudas:
      1. En primer lugar y con respecto al tema de las facturas. Lo que realizas en las aportaciones en los procesos judiciales son provisiones de fondos, por los cuales debes de recibir un documento justificativo del anticipo. Es en ese momento cuando te deduces el IVA, y cuando el abogado, asesor, etc lo realiza. Como dijo un reconocido inspector de hacienda, cuando alguien cobra IVA, hacienda lo cobra también, por lo que en principio la casuística sería esa. Artículo 75.2 de la Ley de IVA: “No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, en las operaciones sujetas a gravamen que originen pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible el impuesto se devengará en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos.”
      2. Los suplidos no computan como volumen de operaciones. No llevan IVA, no es una operación sujeta debido a que es a cargo y por cuenta de un tercero.
       

  • JUAN IBAÑEZ (#)
    11/03/2014

    Buenas tardes, te ruego me indiques cómo contabilizarías aquella parte de la factura de un notario que no está sujeta a iva. Muchas gracias y un saludo

    • MARIAN MARTIN (#)
      28/03/2014

      Buenos días, yo también estaría interesada en el mismo tema que plantea JUAN IBAÑEZ.
      Muchas gracias por tu repuesta.
      Saludos.

      • carmen (#)
        04/06/2014

        La parte de factura de nitarii que no lleva iba yo lo contabilizaría por el gasto real de que se trate ya que si son suplidos tiene que dar justificante
         
         

    • Ángel Luís Martínez Sánchez (#)
      28/03/2014

      Buenos días Juan,

      Si no te importa nos pones un ejemplo de la factura que comentas y lo vemos.

      Un saludo

       

  • MARIBEL (#)
    19/05/2014

    Hola yo he cobrado una provision de fondos de 700€ pero de suplidos son 589.34€ y el resto 91.45+ iva 19.21=110.66, como contabilizar la provisión como anticipo acreedor con iva si casi todo los 700€ son sin iva y serian suplidos, en el caso de abogado lo tengo claro pero lo que no veo claro es tener que poner el iva total de lo cobrado. A la hora de contabilizar la factura que tendria que hacer un abono del iva deducido ya. 
     

  • carmen (#)
    04/06/2014

    La factura del procurador para un abogado es una 623 con iva e irpf …o como va a cuenta del cliente le incluye el total de factura como suplidos en la factura que hace el abogado? Comí se contabiliza ese suplido en una 552…tanto ka entrada como el gasto correspondiente y se va controlando a nivel de flujo monetario?

    • Angel Luis Martinez (#)
      22/07/2014

      No logro entender tu consulta.  No se si la factura que comentas es la del procurador al abogado o del abogado al cliente ni tu pregunta final. Si no te importa la vuelves a formular y trataré de comentarla.
       
      Un saludo

  • Lidia (#)
    26/09/2014

    Buenos días,Quería hacer una consulta. Se puede hacer una factura especificando solo el concepto de gastos suplidos y quitando el IVA?Gracias y un saludo.

    • Jaime Ávila Pozuelo (#)
      26/09/2014

      Normalmente cuando se factura un suplido, es por que dicho suplido va asociado a un servicio específico por lo que se factura el servicio y se incluye el suplido sin IVA evidentemente. A quien facturas, ya le llegara la factura a su nombre con el iva de lo que pagastes tu en concepto de suplido. No obstante si solo quieres facturar el suplido, y el servicio en otra factura, puedes hacerlo perfectamente. No hay problema. Pero nunca olvides, que va sin IVA.
      Un saludo

  • SONIA DELGADO (#)
    06/11/2014

    Desearía saber si puedo llevarme una provisión de fondos de un caso jurídicoque estamos llevando a la cuenta 142000.Muchas gracias, 

  • Juan Luis (#)
    10/12/2014

    Me queda una duda. Si yo tengo una empresa de transporte, los billetes los venden agencias de viajes que cobran a los clientes finales y retienen el importe del suplido. A final de mes cuando yo quierea “facturar” a las agencias todas esas cantidades de suplidos que tienen de todos los billetes que me han vendido. ¿qué hago, creo una factura con el importe total de los suplidos del mes? ¿les reclamo el cobro en un documento que no es una factura? ¿hay diferencias si esas agencias de viajes son minoristas o mayoristas?Gracias,Juan L.

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