Cuando llega a nuestras manos el encargo de liquidar una herencia, debemos de tener claros cuáles son los documentos que tenemos que solicitar a nuestro cliente para llevar a buen puerto nuestro trabajo y así evitar dilaciones indebidas en el tiempo o lo que es peor, requerimientos posteriores por parte de la Administración que puedan conllevar sanciones.
Lo primero de todo es solicitar en el Registro Civil el certificado de defunción, de últimas voluntades y de seguros de cobertura de fallecimiento. Estos certificados se solicitan previo pago de la tasa correspondiente (modelo 790 de la Secretaría de Justicia), y siempre una vez transcurridos 15 días hábiles desde el fallecimiento.
Para el caso de que el Certificado de Últimas Voluntades diga que el causante otorgó testamento, en el mismo se recogerá el notario y la fecha en que lo hizo, por lo que el segundo paso sería hacernos con dicho testamento. En el caso de que se certifique que no se ha otorgado testamento, estaremos ante una sucesión intestada, con lo que el reparto de la herencia se hará conforme a las disposiciones legales del Código Civil.
También deben de aportarnos documentos acreditativos de las deudas y cargas del causante, así como facturas de los gastos de sepelio, última enfermedad, etc.
Por último, y como cajón de sastre necesitamos el resto de los documentos acreditativos de las propiedades del causante, bien sean propiedades inmobiliarias (necesitamos las escrituras o títulos de adquisición), o mobiliarias como vehículos, joyas, acciones, participaciones, etc (de las que necesitaremos los documentos acreditativos para poder valorarlas).
Una vez tengamos toda la documentación anterior podremos hacer entonces una composición del patrimonio neto total del causante, valorando conforme a las reglas del Impuesto de Sucesiones y Donaciones cada activo y cada pasivo en la proporción que le corresponda a la persona fallecida. En la mayoría de los casos es necesario hacer un paso previo para conocer el patrimonio del causante, y es realizar la liquidación de la sociedad de gananciales y adjudicar bienes y derechos gananciales por mitad al causante y a su cónyuge superviviente.
Así, llegamos a obtener el caudal hereditario del causante.
El siguiente paso sería comenzar con la liquidación del Impuesto, para lo que necesitamos conocer las adjudicaciones a los distintos herederos. Es en este punto cuándo tendremos que ver qué dice el testamento a propósito de los herederos y sus cuotas de participación en la herencia, y en caso de que no exista testamento, ver qué recoge el Código Civil acerca de las cuotas de participación que corresponden a cada heredero según su parentesco con el causante.
Una vez conocidos quiénes son los herederos y qué cuota de participación le corresponde a cada uno de ellos, estamos en disposición de comenzar a rellenar los modelos de liquidación del Impuesto que corresponden a la Comunidad Autónoma del domicilio del causante.
Para poder rellenar los modelos de liquidación del impuesto no es necesario que se hagan las adjudicaciones concretas de bienes y derechos a los herederos, sino que basta con conocer quiénes son los herederos, que acepten la herencia, y conocer las cuotas que les corresponden de dicha herencia, ya que el Impuesto se liquida sobre “cantidades” (o cuotas) que se adjudican, y no sobre bienes concretos adjudicados a ese heredero. Es decir, si al heredero A le corresponde un 20 % del caudal hereditario, y ese 20 % se valora en 100.000 €, es indiferente de cara a la liquidación del Impuesto que en pago de su cuota se asigne la propiedad de una vivienda valorada en 100.000 €, dinero por valor de 100.000€, o el usufructo sobre varios inmuebles valorado en 100.000 €; la especificación es indiferente y por tanto se puede hacer a posteriori. En el momento de la aceptación de herencia basta con que se asigne al heredero un porcentaje en condominio sobre el total del caudal hereditario. Esta aceptación de herencia puede ser tanto en documento público como privado.
Pueden consultar cómo calcular y liquidar una herencia, en la tribuna “Ejemplo de cómo liquidar una herencia”.