Cada año cuando se acerca la fecha del cierre social de las sociedades mercantiles, debemos comprobar si existe la obligación de auditar las cuentas anuales. Las preguntas típicas serán son: ¿Qué sociedades tienen la obligación de someter sus cuentas anuales a una auditoría? – ¿Quién debe nombrar al auditor? – ¿En qué plazo deben ser nombrados los auditores? – ¿Cuál es el período de tiempo del nombramiento (período inicial; prórroga expresa y tácita)? – ¿Cómo se produce la inscripción del nombramiento? – ¿En qué situaciones es aplicable el procedimiento de designación forzosa del auditor de cuentas? Trataremos de resumir en este artículo los aspectos más importantes en esta materia.
La obligación de auditar las cuentas anuales
Según el art. 263.1 Ley de Sociedades de Capital (“LSC”) las cuentas anuales deberán ser revisadas por auditor de cuentas, a menos que concurran los requisitos del art. 263.2 LSC (entre los requisitos: cifra de negocios < 5 millones de euros).
¿Quién debe nombrar al auditor?
En caso de auditorías obligatorias el nombramiento de los auditores es competencia de la Junta General de Socios (arts. 160.b y 264.1 LSC). En estos casos, el nombramiento realizado por el órgano de administración de la sociedad, no sería válido. Diferente es el caso de las auditorías voluntarias. Según la Consulta nº 1 BOICAC 07/OCTUBRE DE 1991, a falta de una norma específica por la que se imponga la forma de proceder al nombramiento de auditor, en estos casos debe considerarse válido el nombramiento realizado por el órgano de administración.
¿En qué plazo deben ser nombrados los auditores?
Para las auditorías obligatorias, según el art. 264.1 LSC el auditor será nombrado antes de que finalice el ejercicio a auditar. Por ejemplo, si el ejercicio de la entidad coincide con el año natural, el nombramiento de los auditores debe tener lugar hasta el día 31 de diciembre de dicho año. En consecuencia, el nombramiento adoptado por la Junta General de socios, posterior a dicha fecha, no sería válido. En las auditorías voluntarias, sin embargo, según la Consulta nº 1 BOICAC 07/OCTUBRE DE 1991 arriba citada, no existe dicho plazo: “…las sociedades que tienen la facultad de presentar balance abreviado pueden proceder al nombramiento del auditor, en su caso, una vez finalizado el ejercicio a auditar.”
Período de tiempo del nombramiento de auditores
¿Para qué período de tiempo deben o pueden nombrarse los auditores? La Ley hace una importante distinción en esta materia:
a) Período inicial: En caso de que la empresa esté obligada a nombrar a los auditores por primera vez (por superar los umbrales previstos en la LSC) – primer nombramiento – debe nombrar a los auditores por un período de tiempo inicial, que no podrá ser inferior a 3 años ni superior a 9, a contar desde la fecha en que se inicie el primer ejercicio a auditar (ver art. 264 LSC; art. 22.1 de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas). – En cambio, en las auditorías voluntarias no existe regulación alguna del período inicial, tal y como se sostiene en la Consulta nº 1 BOICAC 07/OCTUBRE DE 1991 arriba citada: “… no parece existir inconveniente alguno para el nombramiento de auditor por plazo inferior a tres años en el supuesto de sociedades no sometidas a auditoría obligatoria.”
b) Períodos posteriores: Cuando llega el fin del último ejercicio para el que fue designado al auditor de cuentas, su mandato caduca. En consecuencia, si la sociedad sigue estando obligada a auditoría, debe proceder a un nuevo nombramiento para los ejercicios siguientes. La Ley regula las siguientes situaciones:
- Prórroga expresa: Según el art. 52.1 del RD 1517/2011, de 31 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley de Auditoría de Cuentas, “una vez ha finalizado el periodo por el que fueron contratados los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría para realizar la auditoría de cuentas, podrán ser prorrogados expresamente, incluso de forma sucesiva, por periodos máximos de hasta tres años.” Ver también el art. 22.1 Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas.
- Prórroga tácita: Si una vez finalizado el período de contratación inicial o la prórroga del mismo, ni el auditor de cuentas o la sociedad de auditoría ni la entidad auditada manifestaren su voluntad en contrario antes de la fecha de aprobación de las cuentas anuales auditadas correspondientes al último período contratado o prorrogado, se produce la prórroga tácita (en este caso será por un plazo de tres años, art. 22.2 Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas). La sociedad debe comunicar la prórroga tácita al Registro Mercantil (art. 52.2 RD 1517/2011) mediante acuerdo o certificado suscrito por quien tenga competencia legal o estatutaria en la entidad auditada, en un plazo que no podrá ir más allá de la fecha en que se presenten para su depósito las cuentas anuales auditadas correspondientes al último ejercicio del periodo contratado.
Aceptación por auditor inscrito en el ROAC. Inscripción del nombramiento.
Para que el nombramiento de auditor de cuentas pueda desplegar efectos debe existir también un documento del que resulte la aceptación por parte del auditor nombrado. Además, debe tratarse de un auditor inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC) en la situación de ejerciente. El Registrador Mercantil debe comprobar esta situación con carácter previo a la obligatoria inscripción del auditor.
Para la inscripción del nombramiento deben cumplirse los requisitos del 153.1 RRM: La sociedad debe presentar el documento del que resulta la identidad del auditor, la fecha y el plazo del nombramiento. A estos efectos es de aplicación el art. 142 RRM (aplicable por remisión del art. 154 RRM [SA], y de los arts. 191 y ss. RRM [SL], al nombramiento de auditores), que regula los títulos inscribibles:
“1. La inscripción del nombramiento de administradores podrá practicarse mediante certificación del acta de la Junta General o, en su caso, del Consejo de Administración en que fueron nombrados, expedida en debida forma y con las firmas legitimadas notarialmente, por testimonio notarial de dicha acta o mediante copia autorizada del acta notarial a que se refieren los artículos 101 y siguientes.
Si el nombramiento y la aceptación no se hubiesen documentado simultáneamente, deberá acreditarse esta última, bien en la forma indicada en el párrafo anterior, bien mediante escrito del designado con firma notarialmente legitimada.
2. También podrá inscribirse el nombramiento mediante escritura pública que acredite las circunstancias del nombramiento y de la aceptación.”
El procedimiento del artículo 265 LSC: La designación forzosa del auditor de cuentas por el Registro Mercantil.
La designación forzosa – regulada en el art. 265 LSC – es importante en los casos en los que no se ha producido (o no se ha producido de forma válida) el nombramiento de auditores. Los casos más frecuentas son los siguientes:
- La sociedad no ha realizado el nombramiento de auditores.
- La sociedad no ha realizado el nombramiento de auditores en el plazo previsto en el art. 264 LSC (ver punto 3.).
- La sociedad ha realizado el nombramiento en el plazo previsto, pero el acuerdo social es defectuoso y el defecto no es subsanado en el plazo del art. 264 LSC (según los Registros Mercantiles y la Sentencia del TS de 3.10.2008 [RJ 2008, 5671)], el acuerdo adoptado fuera de plazo no puede tener efectos retroactivos).
- La sociedad ha realizado un nombramiento en el plazo previsto, pero no ha respetado el período inicial previsto en el artículo 264.1 LSC (“no podrá ser inferior a tres años ni superior a nueve años”).
- El nombramiento se ha realizado por el órgano de administración (inválido en el caso de las sociedades obligadas a verificar sus cuentas anuales (ver punto 2.).
- Se ha producido la prórroga tácita, pero no consta la comunicación de la misma al Registro Mercantil (art. 52.2 RD 1517/2011) y por tanto el auditor (nombrado o prorrogado anteriormente), tiene su cargo caducado.
En estos casos, el Registrador Mercantil debe cerrar la hoja registral de la entidad por falta de depósito de cuentas conforme (artículos 378 RRM y 282 LSC). Este cierre implica, entre otras cosas, la imposibilidad de presentar las cuentas anuales (suspensión del depósito). La única forma de conseguir el desbloqueo de la sociedad es la designación del auditor por el Registrador Mercantil, tal y como prevé el artículo 265 LSC: “… los administradores y cualquier socio podrán solicitar del registrador mercantil del domicilio social la designación de la persona o personas que deban realizar la auditoría.”
El procedimiento de designación forzosa es regulado en los artículos 351 y ss. RRM, que establecen los requisitos materiales y formales de la solicitud de designación forzosa (instancia por triplicada, dirigida al Registrador Mercantil del domicilio social, expresando los datos identificativos del solicitante y de la sociedad a auditar, la causa y fecha de la solicitud; identificación del ejercicio concreto a auditar, etc.).
Los artículos 352 y ss. RRM regulan el procedimiento de designación en cuanto a la legitimación para solicitar el nombramiento (art. 352), la tramitación de la solicitud (art. 353), la oposición de la sociedad al nombramiento solicitado (art. 354), el sistema de nombramiento (art. 355), excepciones al sistema de nombramiento (art. 356), incompatibilidades (art. 357), formalización del nombramiento (art. 358), período de nombramiento (art. 360) , retribución a percibir por los auditores (art. 362), entre otros.