Conoce los principales modelos de memoria contable

La memoria contable es uno de los libros obligatorios que debe formular una empresa junto al libro diario y al de inventarios y balances y depositar en el Registro Mercantil. Sin embargo, por diversos motivos para muchos es aun algo desconocida o no se le presta realmente la atención que merece.

¿Qué es la memoria contable?

La memoria será el “tercer” estado financiero exigible tanto a grandes empresas como a pymes. Al igual que en el resto de los estados, la información se deberá referir tanto al ejercicio en curso como al anterior salvo que específicamente una norma contable indique lo contrario.

El Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad y la Ley de Sociedades de capital definen a la memoria como el “estado financiero cuyo objeto fundamental es el de ampliar y comentar el contenido del resto de documentos que integran las cuentas anuales de la sociedad, esto es, balance y cuenta de pérdidas y ganancias en las pymes, a los que se le añaden Estado de cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de efectivo en las grandes empresas”. La información que plantea debe ser tanto cuantitativa como cualitativa

Objetivo de la memoria contable

Si entendemos que el objetivo fundamental de las cuentas anuales es reflejar la imagen fiel del patrimonio y de la situación económica y financiera de la empresa y de sus resultados, la memoria va a ayudar a reflejar datos complementarios que permitirán alcanzar dicho objetivo.

El resto de las cuentas anuales, de cara a conseguir una información que sea ágil y concisa,  tienen la ventaja de adaptarse a un modelo normalizado y rápido de entender  .Pero también lo es que esto este modelo rígido les hace tener dos posibles inconvenientes:

1. Por un lado la información del balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el ECPN y el EFE presentan su información muy sintetizada lo que hace que algunos aspectos puedan quedar poco claros.
2. Por otro, estos cuatro estados financieros solo presentan información cuantitativa de lo ocurrido en el ejercicio, sin dar más detalle de que el meramente numérico.

Es aquí donde la memoria juega un papel fundamental desarrollando aquella información que se entienda sea precisa para conseguir la imagen fiel, completando la dada en el resto de los estados financieros. Es cierto que, en la memoria, algunos de sus apartados también son numéricos (por ejemplo, el que se refiere a la distribución del resultado) pero la parte más interesante es la que detalla la información contable de lo ocurrido que no viene en cifra.

Formulación de la memoria

La memoria se debe formular junto al resto de las cuentas anuales. Se le exigen los siguientes requisitos

• Ésta debe recoger la información mínima exigida, pudiendo ser omitida en casos que dicha información no sea de relevancia.
• Se incluirá cualquier información que sea necesaria para un mayor y mejor conocimiento de la situación de la empresa en el ejercicio al que van referidas.
• La información cuantitativa contenida en la memoria deberá hacer referencia al ejercicio en el que se han sido elaboradas además de al ejercicio anterior (salvo normal contable en contrario).
• Lo establecido en la memoria a las empresas del grupo, deberá ser entendido de igual forma como referido a las empresas multigrupo.
• Las normas de registro y valoración han de ser adaptadas para su presentación de manera sintética y conforme a la exigencia de claridad.

Tipos de memoria

En el Plan General Contable, en su tercera parte, se diferencian dos tipos de memoria: memoria normal y memoria abreviada. Pero debemos tener en cuanta que hay pymes que van a llevar el Plan Contable para pymes, donde también se desarrollo su memoria en la tercera parte.

Podríamos pensar en la existencia de tres tipos de memoria, pero esto no es así, pues la memoria del Plan para Pymes va a ser la misma que la abreviada del Plan General Contable.

En definitiva, nos vamos a encontrar dos tipos de memoria contable:

• La memoria ordinaria es la que realizan las grandes empresas que, por lo tanto, tienen grandes cifras de negocios y activos. En consecuencia, tienen que ofrecer información muy detallada. Incluye 25 notas, que tienen que referenciarse de manera directa con cada uno de los estados financieros presentados, a través de un número colocado en la columna adecuada.
• La memoria abreviada es la más adecuada para pequeñas y medianas empresas, que generan mucha menos información en función de su actividad económica más reducida. No incluye el cuadro de financiación y tiene menos notas.

¿Qué información contiene la memoria?

La información a incluir en la memoria dependerá de si estamos ante el modelo normal o el abreviado (o del de pymes). Existe un “modelo oficial “para cada uno de ellos que la sociedad deberá cumplimentar si bien este establece un mínimo exigible que se podrá reducir o ampliar. En este sentido se establece que:

(-) En aquellos casos en que la información que se solicita no sea significativa no podrán omitirse los apartados correspondientes.

(+) En aquellos casos en que se considere necesario para permitir un mejor conocimiento de la actividad de la empresa o de su situación económica se deberá indicar cualquier información en la memoria no incluida en el modelo. En particular, se incluirán datos cualitativos correspondientes a la situación del ejercicio anterior cuando ello sea significativo.

La información que contiene la memoria será mas o menos amplia dependiendo del tipo que tengamos que presentar.

Contenido mínimo de la Memoria Normal

1. Actividad de la empresa
2. Bases de presentación de las cuentas anuales
3. Aplicación de resultados
4. Normas de registro y valoración
5. Inmovilizado material
6. Inversiones inmobiliarias
7. Inmovilizado intangible
8. Arrendamientos y otras operaciones de naturaleza similar
9. Instrumentos financieros
10. Existencias
11. Moneda extranjera
12. Situación fiscal
13. Ingresos y gastos
14. Provisiones y contingencias
15. Información sobre medio ambiente
16. Retribuciones a largo plazo al personal
17. Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio
18. Subvenciones, donaciones y legados
19. Combinaciones de negocios
20. Negocios conjuntos
21. Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones interrumpidas
22. Hechos posteriores al cierre
23. Operaciones con partes vinculadas
24. Otra información
25. Información segmentada

Contenido de la memoria abreviada (que coincide con el del Plan para PYMES)

1. Actividad de la empresa
2. Bases de presentación de las cuentas anuales
3. Normas de registro y valoración
4. Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias
5. Activos Financieros
6. Pasivos Financieros
7. Fondos propios
8. Situación fiscal
9. Operaciones con partes vinculadas
10. Otra información

¿Cuándo se debe realizar la memoria contable?

Existe un debate abierto que parece no se va a cerrar nunca sobre cuando se debe realizar la memoria. Algunos dicen que la memoria solo se debe depositar en el Registro Mercantil pero no se tiene que legalizar. Otros, en cambio, opinan lo contrario y plantean que la memoria se debe legalizar incluyéndola dentro del libro de inventario y cuentas anuales y posteriormente depositar junto al resto de cuentas

Este tema ya lo tratamos en nuestra tribuna “¿se debe legalizar la memoria contable?” por lo que si os interesa os remitimos a ella para ver vuestras opiniones. Es estudio de la memoria del resto de cuentas anuales se desarrolla de una manera completa en el curso experto en contabilidad de sociedades y normas de elaboración de las cuentas anuales