Ejemplo de modelo de carta de reclamación de deuda: Cómo demandar deudas e impagos en la empresa

La reclamación extrajudicial de los impagos constituye una fase primordial del recobro de deudas. Esta etapa de recuperación amistosa permite conocer la actitud del deudor. Y si el acreedor la sabe llevar a cabo de forma adecuada, la mayoría de clientes solventes y los de buena fe acabarán pagando el crédito. Para llevar a cabo la reclamación extrajudicial, el acreedor puede realizarla con sus propios medios o bien externalizar la gestión recuperatoria, entregando los expedientes a empresas de recobro o a bufetes de abogados.

A continuación, nos centramos en el proceso extrajudicial de reclamación de deudas, porque incluso fuera de los tribunales es relevante seguir el procedimiento habitual al pie de la letra. Los recordatorios de pago constituyen un requisito si se tienen que tomar medidas legales. Y, en general, los conflictos ante los tribunales pueden evitarse si se sabe utilizar la vía amistosa.

Buenas prácticas para reclamar deudas con éxito

El objetivo de los recordatorios de pago es reducir el número de facturas sin pagar y evitar pérdidas sobre créditos al tiempo que se mantiene a la clientela. Lo que se refleja tanto en el tono que se usa en la comunicación, como en el número de peticiones que se considera apropiado enviar antes de tomar medidas más drásticas por la vía judicial.

Cualquier proceso amistoso de reclamación de deudas depende de dos conceptos legales de vital importancia: el vencimiento y la mora.

Vencimiento

Para que pueda iniciarse un proceso de reclamación de impagados es necesario que se dé una obligación que capacite a un acreedor a exigir una prestación (un pago) a su deudor. Esta obligación o deuda suele tener su origen en un contrato (un contrato de compra, por ejemplo). En definitiva, solo puede reclamarse un impagado si se tiene derecho a ello y la factura ha vencido.

El término «vencimiento» en el marco del derecho civil define el momento a partir del cual un acreedor está en su derecho de exigir el cobro de un impago. En este momento se origina una obligación de pago para el deudor.

No obstante, hay que tener en cuenta que las deudas también prescriben. Si el acreedor de una factura no reclama la deuda en un determinado plazo, cuando lo haga, el deudor puede alegar que la deuda ya ha caducado y por lo tanto negarse a pagarla. El plazo general es de 5 años pero también hay otros plazos inferiores dependiendo de la materia o del tipo de documento.

Morosidad

Si un deudor se demora en un pago, el acreedor tiene derecho a una indemnización (en la forma de tasas) e intereses de demora. Para ello se ha de dar una circunstancia desencadenante de la morosidad. La cual tiene lugar cuando a pesar del vencimiento y del recordatorio de pago se produce un impago. Ahora bien, aun sin avisos de pago, un cliente incurre en morosidad cuando a pesar del vencimiento de la factura el acreedor no ha recibido ningún reembolso.

Plazos legales de pago a proveedores

• 30 días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios. Con independencia de la fecha que marque la factura recibida con anterioridad. Esto lo que marca el artículo 4 de la Ley de Morosidad como plazo de pago a un proveedor en caso de que no haya fijado fecha de pago en el contrato.
• En el supuesto de que las partes implicadas hayan negociado un día concreto de pago, el plazo nunca ha de superar los 60 días naturales tras la recepción de la factura.
• En caso de que no se trate de una única factura sino que sean varias en una misma, bajo lo que se conoce como factura recapitulativa, el plazo de pago que no debe superar los 60 días se inicia a mitad del periodo de la factura.
• Los contratos establecidos por parte de un profesional o una empresa con la Administración también están sujetos al plazo límite de pago de 30 días. Es importante recordar que la Administración solo permite la factura en formato electrónico.

Pasado estos plazos, el comerciante o empresario puede proceder a exigir el cobro de impagados al cliente.

Claves para la reclamación extrajudicial de deudas

• Cantidad: no hay ninguna especificación del número de recordatorios que pueden enviarse al deudor, por lo que conviene dejarse guiar por el sentido común. Aunque es poco probable que, quien no reaccione a la primera reclamación, tampoco lo hará a la tercera. Suele considerarse una buena práctica enviar tres o cuatro cartas amistosas antes de contratar a un bufete de abogados o de iniciar un proceso monitorio.
• Tono: en estos escritos el tono cambia a medida que la cuestión se vuelve más seria. Desde el tono amistoso del primer recordatorio de pagos (para no perder a un cliente olvidadizo), hasta el tono apremiante de la última. Las cartas de reclamación de impagados se van tornando más exigentes sin perder la compostura y la profesionalidad. Se trata, en definitiva, de recordar y exigir un pago a un cliente que podría no estar en condiciones de abonarlo, por lo que conviene actuar con tacto. El tono no debe ser amenazante pero debe dejar claro que se tomarán medidas si las deuda no es satisfecha.
• Medio: en la primera toma de contacto podría bastar un correo electrónico. Pero si se quiere tener la certeza de que las cartas llegan a su destinatario, quizás convenga certificarlas porque, aunque no se tenga la seguridad de que lea el contenido, al menos se tiene constancia de que el cliente las ha recibido. Cuando se quiere certificar si el cliente las lee, entonces se ha de recurrir al burofax, que suele enviarse como último recurso. Con ello el acreedor tiene la garantía de que el deudor conoce de la existencia de una reclamación de deuda y de que se van a iniciar los trámites legales oportunos. Asimismo, queda registrado que el cliente no ha respondido a las anteriores reclamaciones de pago, sirviendo así de prueba documental en el proceso monitorio.

Métodos para contactar con los deudores

• Correo ordinario
• Burofax
• Correo certificado
• Email
• Email certificado

Qué debe de contener el modelo de carta de reclamación de deuda para cobrar la deuda pendiente

Como en todo escrito, nuestra carta de reclamación de deuda debe de seguir unas directrices, que sean lo suficientemente claras, para que el deudor entienda cuáles son nuestras pretensiones. Lo principal es que tenga una apariencia profesional e informe inequívocamente al deudor su obligación de pagar al acreedor.

El texto es a elección de cada uno. Sin embargo, hay una serie de elementos que no deben faltar en ninguna:

1. Encabezado: aquí deben de aparecer los datos, bien como persona que ejerce una actividad económica, bien a nombre de la empresa a la que se representa, número de NIF, domicilio a efectos de notificación, y cualquier otra reseña que pueda dirigir la carta de reclamación de deuda a la persona responsable. De igual modo tienen que aparecer los datos de a quién se dirige.
2. Fecha: para que conste el día en el que se realiza la reclamación.
3. Factura: número, importe y fecha de expedición de la factura a la que se refiere la carta.
4. Número de la persona física o jurídica deudora.
5. Texto: en él se explica la razón que motiva el envío de la carta, la obligación del cobro, las consecuencias que podría tener no pagar para el deudor, etc. El cuerpo del texto se divide en varias partes:

• • Introducción: breve presentación de quién la envía y por qué se envía.

• • Nudo: se detallan aspectos como la cantidad adeudada y las razones que sostienen la reclamación.
  • Desenlace: será la parte que informe al deudor de las consecuencias jurídicas que se pueden desencadenar si no atiende al requerimiento. No se trata de “amenazar”, sino de advertir el posible inicio de actuaciones legales ante los tribunales para reclamar dicha deuda. Será importante fijar un plazo al efecto.
  • Despedida y firma: un pequeño cierre con la forma de la empresa en letras de imprenta.
  • Cuenta bancaria a la que realizar la transferencia.

¿Son realmente efectivas?

Sobre esta cuestión no hay nada escrito. Todo dependerá del deudor y de su deseo o posibilidad de hacer efectiva la deuda mantenida.

Lo que si podemos afirmar es, que las cartas de reclamación de deudas son un paso adelante en el que se manifiesta nuestra intención, de cobrar la factura impagada, bien por “vía amistosa”, bien por vía judicial.

No se puede garantizar al 100% que se vaya a cobrar la deuda, pero sí que las probabilidades de éxito aumenten para poder recuperar el crédito.

Otro escenario que nos podemos encontrar es, que habiendo comunicado al deudor nuestra intención de ir por vía judicial, el mismo haga caso omiso a nuestra reclamación.

El siguiente paso será acudir a un procedimiento judicial, que será el procedimiento monitorio.