Gastos deducibles sin factura ¿Cuáles son?

¿Es posible deducirnos los gastos sin factura?

Para que un gasto contable sea deducible, Hacienda nos va a exigir una serie de requisitos, entre ellos, que dicho gasto esté perfectamente justificado. Esta justificación, en principio, solo se consigue con la factura original de la operación o un documento equivalente y su registro en los libros contables.

Lo primero que debemos distinguir es entre gasto contable y gasto fiscalmente deducible. Está claro que todos mis gastos contables me los quiero deducir pero es cierto que algunos de ellos no voy a poder. Quizás nuestro punto de partida sea distinguir qué gastos contables son deducibles y cuales no lo son y repasar como hacer la contabilidad de cada uno de ellos.

¿Cuándo es deducible fiscalmente un gasto contable?

Los gastos que puede tener un autónomo en su actividad profesional o una empresa son muchos y muy variados. Pueden ir desde los sueldos a trabajadores, las compras de materiales, los suministros, los tributos, gastos financieros,  promociones, etc…

La Agencia Tributaria permite deducir estos gastos fiscalmente de los ingresos del empresario para tener una tributación menor, al reducir su base imponible.  De ahí que al empresario le interese conocer cuáles son los requisitos que se exigen para poder restarlos y pagar menos impuesto.

Podemos considerar que los gastos deducibles son aquellos directamente relacionados  con la actividad de la empresa o negocio.

Requisitos para que un gasto sea deducible fiscalmente

Aunque la Agencia Tributaria, en su página web solo indica lo siguiente:

“Gastos deducibles

Para la determinación del rendimiento neto del capital inmobiliario, pueden deducirse de los rendimientos íntegros todos los gastos necesarios para su obtención. Así como las cantidades destinadas a la amortización del inmueble y de los demás bienes cedidos con el mismo, siempre que respondan a su depreciación efectiva.”

Podemos entender, por otras disposiciones, que  los requisitos que exige la Agencia Tributaria para considerar un gasto como deducible son estos:

• Debe tratarse de un gasto necesario para realizar la actividad con una relación directa con la misma.
• Tiene que estar justificado con factura original o documento equivalente
• Estará pagado por el contribuyente, no por otra entidad o un tercero
• Su importe debe ser razonable y acorde con los beneficios recibidos.
• Estará contabilizado en los libros de la empresa o autónomo.
• Debe ser declarado a Hacienda en los plazos establecidos.

El tratamiento contable de un gasto deducible no reviste mucho comentario. Nosotros contabilizaremos el gasto en nuestro libro diario sin más y dicho gastos lo declararemos como tal a la hora de hacer el impuesto de sociedades. No va a suponer ningún tipo de diferencia entre el resultado contable y el fiscal.

Gastos no deducibles

Está claro que si no cumplimos alguno de los requisitos anteriores nuestro gasto no va a ser fiscalmente deducible. Sin embargo, y para evitar confusiones, los gastos no deducibles vienen regulados en el artículo 15 de la Ley del Impuesto de Sociedades. Encontramos aquí gastos como multas y sanciones, pérdidas de juego, donativos y liberalidades o la retribución a los administradores que comentamos detenidamente en nuestra formación sobre el Impuesto.

El tratamiento contable de los gastos no deducibles nos debe ayudar a “localizarlos” a la hora de presentar nuestro modelo 200 del Impuesto de Sociedades para no incluirlos y no tener problemas con Hacienda. Hablamos, por tanto, de gastos que tenemos contabilizados pues hemos soportado y pagado pero que no queremos deducirnos en el impuesto. Esto va a generar una diferencia permanente entre el resultado contable y el resultado fiscal.

También debemos tener cuidado pues es posible que existan límites a ciertos gastos deducibles. Es decir, la naturaleza del gasto es deducible pero, sin embargo, no nos dejan deducírnoslo entero. Esto ocurre, por ejemplo, con los gastos financieros. En este caso hablamos de una diferencia temporaria pues lo no deducido este año lo podremos hacer en el futuro.

Gasto sin factura: deducibilidad

El artículo 106.4 de la Ley General Tributaria establece:

“Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación o mediante el documento sustitutivo emitido con ocasión de su realización que cumplan en ambos supuestos los requisitos señalados en la normativa tributaria.»

Según esto, podemos encontrar muchos gastos en los que no se exige factura, ni por parte de Hacienda ni por las partes a la hora de hacer la operación.

• Gastos financieros, comisiones, intereses, cuotas de tarjetas en extractos bancarios.
• Escrituras públicas
• Gastos de seguros
• Gastos de personal como las nóminas firmadas por los trabajadores, las cuotas de autónomos o las de la Seguridad Social.
• Gastos tributarios como impuestos de circulación, de actividades económicas, de sociedades..
• Determinados contratos de arrendamiento, traspasos.

No existe factura pero tenemos un contrato que justifica estos gastos (contrato laboral, contrato del seguro, contrato de apertura de cuenta corriente, contrato de arrendamiento…)

Y los tickets, ¿son deducibles?

Cuando la Ley General Tributaria habla de “documento sustitutivo” de una factura no sabemos bien si se pueden incluir aquí los tickets. Es muy habitual el uso del ticket en las operatorias de los autónomos como justificante de sus gastos en lugar de la factura.

Hay una sentencia del TSJ de Cataluña (número 318/2019) que establece que deben considerarse como deducibles  aquellos gastos justificados solo por tickets siempre que estén relacionados con la actividad económica.

Entiende el Tribunal que no hay obstáculo para considerar deducibles aquellos gastos justificados con tickets cuando responden a lo habitual de la actividad profesional del actor, acreditada por éste, y ello sin que la Administración, que se queda en lo puramente formal, ofrezca motivación alguna de rechazo de los gastos por razón de la ausencia de relación de los mismos con la actividad profesional declarada y de correlación con los ingresos de ésta.

Conclusión a los gastos sin factura

Aquellos gastos sin factura justificados con contratos como del alquiler, seguros, nóminas, etc… no van a presentar problema ante la Agencia Tributaria. Para el resto de gastos y para evitar problemas lo ideal es solicitar siempre factura y aportar todos nuestros datos. Si no es el caso y solo disponemos del ticket y ante una revisión de Hacienda donde no lo admita como documento justificante, podemos aportar la sentencia mencionada y el pago con nuestra cuenta corriente par demostrar la correlación del gasto con la actividad.