El día 30 de junio finaliza el plazo para la aprobación de las cuentas anuales de las sociedades por la Junta General de Socios.
En esta tribuna hemos dedicado ya varios artículos a repasar las obligaciones de las sociedades frente al Registro Mercantil, tanto en materia de legalización de libros como de depósito de cuentas. Queremos repasar ahora otras obligaciones previas al depósito de cuentas como son la formulación de las cuentas anuales y la posterior aprobación de las mismas.
Formulación de las cuentas anuales
En el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio los administradores de la sociedad (sin posibilidad de representantes ni apoderados) están obligados a formular:
A) Las cuentas anuales
Comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. En el caso de ser pymes, los estados de cambio en el patrimonio neto y de flujos de efectivo no son obligatorios.
B) El informe de gestión.
Se trata de un documento donde se detalla información sobre la situación actual de la empresa, su evolución y su proyección futura. Se analizan los riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta, actividades de investigación y desarrollo, operaciones con acciones propias, etc. No estarán obligados a presentarlo las sociedades que puedan formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados.
C) La propuesta de aplicación del resultado.
Tanto en caso de tener beneficios como pérdidas se debe establecer el tratamiento que se le va a dar al saldo de la cuenta (129) Resultado del ejercicio. Se deberán tener en cuenta las obligaciones legales y estatutarias.
Lo hemos tratado en dos artículos anteriores.
Estos tres documentos deberánser firmados por todos los administradores, justificándose en cualquier caso la falta de alguno de ellos
Aprobación de las cuentas
Como fecha límite el 30 de junio debe reunirse la Junta General de Socios para aprobar las cuentas anuales y la distribución del ejercicio. De esta Junta debe elaborarse un Certificado firmado por los administradores que también se llevará al Registro.
Repasamos pues las fechas obligatorias en la formulación, aprobación y depósito de las cuentas para una empresa cuyo ejercicio económico coincida con el año natural.
- 31 de marzo. Fecha límite para la formulación de las cuentas anuales
- 30 de abril. Fecha límite para la legalización de libros
- 30 de junio. Fecha límite para la aprobación de las cuentas por la junta general junto a la propuesta de distribución del resultado
- 31 de julio. Fecha límite para el depósito de las cuentas anuales en el Registro.
Una cuestión que podemos plantear es saber dónde consta realmente cuando se han formulado las cuentas anuales, ya que no existe para ello ningún tipo de acta ni modelo. En el certificado del Acta de la Junta General que se lleva al Registro en la aprobación de las Cuentas, se hace constar que dicha formulación se hizo pero sin más justificación. Si a esto le añadimos la falta de repercusión que tiene la legalización de los libros y la carga de trabajo administrativo de las empresas, no es difícil encontrarnos que todas las fechas anteriores se queden en una, es decir, que sea el mes de julio donde se realicen todas las operaciones. Como es lógico no es esto lo ideal, pero a veces la realidad de las pymes difiere de lo que debería ser “correcto”.