La respuesta a la pregunta sobre si se pueden o deben contabilizar la factura proforma es clara. Las facturas proforma no se pueden contabilizar.
Aunque es cierto que el documento puede ser prácticamente idéntico al de una factura normal, no lo es. La factura proforma se puede considerar como un “borrador” de la posterior factura donde se informa de la validez del precio de un bien o un servicio concreto. Queremos saber qué validez comercial tiene, si está aceptada fiscalmente y porque no se debe contabilizar.
¿Qué es una factura proforma?
Se puede considerar como un documento o “factura provisional” previo a la factura ordinaria donde se detallan todos los campos que tendrá la factura real definitiva cuando se emita. Lo normal es emitirla tras enviar un presupuesto. Es por tanto una factura informativa que no tiene validez a efectos contables ni fiscales ni va a justificar el pago. Simplemente incluye los detalles de la venta que se va a realizar en el futuro.
Podemos decir que su función es servir de comprobante de una operación comercial que se va a producir en el futuro. En el momento de emisión de la factura proforma aún no se ha realizado la entrega de los bienes y, aun no se ha producido el pago.
Datos que debe contener la factura
No existe una reglamentación legal de la factura proforma a diferencia de la factura que si la tiene. Normalmente va a adopta, de una manera calcada, el formato de la factura normal. Es importante, por tanto, que se puedan distinguir de una manera clara una de otra en el encabezado. Estos son los datos que deben reunir:
- En el encabezado debe aparecer claramente y de forma visible el texto “factura proforma”
- Debe tener una serie numérica diferente a la de las facturas corrientes
- Identificación del proveedor y del cliente: NIF, nombre, razón social, domicilio, etc.
- Fecha de emisión
- Bienes facturados: unidades, precio por unidad, importe total, número de bultos, peso, etc…
- Moneda en que se hará la factura
- Condiciones de entrega
- Condiciones de pago
- Otros conceptos como gastos de trasporte, seguro.
- No tiene que estar firmada. En el caso de que la factura proforma la firmen tanto el comprador como el vendedor tomará carácter de contrato de compraventa.
Viendo el contenido que tiene la factura proforma es normal que se duda por su coincidencia con otros documentos como un presupuesto o un albarán.
Diferencia con el presupuesto y albarán
- A efectos prácticos la factura proforma y el presupuesto son iguales pero no a efectos legales. El presupuesto no tiene validez a efecto legales pero si lo tiene la factura proforma. Esta no tiene validez contable, no fiscal ni comercial pero puede servir de justificante como documento acreditativo en el desarrollo de una actividad.
- El albarán acredita la entrega o la recepción de una determinada mercancía y tiene valor comercial. En la factura proforma no se acredita la entrega ni la recepción de nada, simplemente es un documento donde se van a especificar los detalle que tendrá
Uso de la factura proforma
Las facturas proformas, como venimos comentando, solo tiene carácter informativo. Su uso se suele dar en los siguientes casos:
- El primero es su uso como trámite para justificar un determinado gasto que se va a tener en el futuro. Se suele usar a estos efectos, normalmente en la solicitud de subvenciones o de operaciones de financiación.
- El segundo uso de la factura proforma se da, normalmente en el comercio internacional. De esta manera el comprador dispone de toda la información de las mercancías que va a recibir.
La factura proforma aprobada por el comprador, además de garantizar la naturaleza de la operación, sirve como medio para declarar el valor de las mercancías en la aduana.
- El tercero, aunque no el más habitual, pude ser simplemente como instrumento para enviar ofertas más detalladas a posibles clientes.
¿Se debe contabilizar la factura proforma?
Como hemos comentado desde el principio la factura proforma no tiene ningún valor contable ni tampoco tiene valor fiscal. La Agencia Tributaria no la acepta como documento válido en caso de producirse una inspección o requerimiento. El contable, deberá esperar a recibir la factura real pera hacer su anotación contable, aunque previamente ya tuviera la información.
Vemos que se da el mismo tratamiento que a un presupuesto, pero no que a un albarán. El albarán puede ser contabilizado y después compensado cuando llegue la factura. Eso si, el albarán tampoco es un documento admitido fiscalmente por lo que debemos hacerlo sin reflejar el IVA.