Errores en el cierre contable

Está claro que a nadie le gusta cometerlos y que tratamos de evitarlos pero, como dice el dicho,  “De los errores se aprende”. La labor contable a lo largo del año tiende a convertirse en una rutina solo rota cuando registramos alguna operación fuera de la habitual. Esto hace que, si hay un momento en la vida del contable donde más errores se comenten, es posible que sea en el cierre del ejercicio.

En tribunas anteriores hemos dedicado varios artículos a recomendar las operaciones a realizar a la hora del cierre contable. Nos parece igual de interesante comentar algunos de los errores contables que se suelen cometer en estas fechas y de esta forma, si es posible, evitar algunos disgustos posteriores.

Es cierto  que los errores, equivocaciones o despistes pueden ser casi infinitos y que aunque los cometamos todos, no todo el mundo quiere reconocer que los tiene, pero con ayuda de los que sí “lo han confesado” planteamos algunos de ellos:

Ajustes de valoración de los productos en curso

No contabilizar, o hacerlo mal, el ajuste de existencias del almacén. Al cierre del ejercicio debemos tener un inventario a precio de coste no solo de las mercaderías sino, y aquí está el mayor error, de los productos en curso.

Fechas de amortizaciones mal calculadas.

Debemos tener cuidado con la fecha de puesta en marcha del inmovilizado y no amortizar el año completo por defecto o ni siquiera amortizarlo si la compra es a finales de año. Debemos amortizar aunque sean unos días y desde la fecha en que el bien está en condiciones de funcionamiento.

Amortización Contable y fiscal no diferenciada.

La amortización que se establece en las tablas del artículo 12 de la LIS es la fiscal y no tiene porqué ser la contable. Aunque es cierto que la mayoría de las veces la amortización contable la podemos ajustar a la fiscal y así evitarnos problemas de ajustes extracontables, también lo es que en ocasiones confundimos criterios fiscales con contables. Esto puede ocurrir en casos como la amortización acelerada o la libertad de amortización, que son solo fiscales y no contables.

Clientes morosos.

De nuevo el problema está en confundir los requisitos fiscales con los contables.  Muchos contables esperan a que se den las circunstancias fiscales para  para poder deducir una corrección valorativa por un cliente moroso (declaración de concurso de acreedores, haber transcurrido 6 meses desde que entró en mora..) y esto no es correcto. Contablemente debemos atender al principio de prudencia y dotar la corrección en el momento que tengamos dudas de que un cliente nos va a pagar y no tenemos que esperar a que se cumplan los requisitos fiscales.

Devengo del impuesto de sociedades

Aunque el impuesto de sociedades se debe liquidar y, en su caso pagar, el 25 de julio del año siguiente al que se refiere su devengo, la contabilidad del mismo se debe hacer en el cierre del ejercicio. Se contabilizará tanto el impuesto corriente (reflejando en una cuanta deudora o acreedora si nos deben devolver o si tenemos que pagar nosotros) cómo el impuesto diferido provocado por diferencias temporarias, por bases imponibles negativas o por deducciones pendientes de aplicar.

Errores de ejercicios anteriores

Los errores de ejercicios anteriores no se deben contabilizar como gasto del grupo 6 del ejercicio actual, sino que se debe hacer cargando en la cuenta de reservas.

El uso y abuso de la cuenta 551

Es cierto que esta cuanta a lo largo del año va a ser una especie de “comodín” que utilizamos tanto cargando como abonando en ella para operaciones en las que tenemos dudas sobre la cuenta a usar o que consideramos transitorias. Al cierre del ejercicios debemos regularizarla y no dejarla con saldo abierto.

Préstamos entre empresas del grupo.

El error está en no contabilizar los intereses devengados por los mismos como operaciones vinculadas a valor de mercado.

Cuentas de anticipos.

Es habitual encontrarnos al cierre del ejercicio cuentas de proveedores, acreedores o clientes con signo contrario al de su naturaleza. El error viene de anotar directamente en estas cuentas los anticipos entregados o recibidos, en lugar de usar las cuentas que a tal fin existen en el cuadro de cuentas del PGC. Su uso nos evitará saldos sin sentido en las cuentas mencionadas.

Falta de periodificación.

Normalmente gastos como seguros, arrendamientos, etc. no se periodifican. Debemos imputar al ejercicio aquellos gastos e ingresos que se devengan a fecha de cierre, lo que puede implicar ajustar parte de los mismos pues no corresponden a este año sino a ejercicios posteriores.

Falta de imputación.

Relacionado también con el principio del devengo es posible que facturas recibidas en el ejercicio siguiente pero que se corresponden a compras del año que estamos cerrando, deban contabilizarse como gasto en el ejercicio actual usando como contrapartida la 4009. Recordemos que el IVA no se devenga en este momento sino al ejercicio siguiente.

Las pagas extra a los trabajadores.

De nuevo relacionado con el principio del devengo, debemos recordar que las pagas extras deberán anotarse al cierre del ejercicio prorrateando los meses que correspondan.

Falta de imputación a resultados de las subvenciones

Es posible que durante el ejercicio hayamos tratado bien las subvenciones y las hayamos llevado al neto de la sociedad, pero no se nos puede olvidar llevar a resultados la parte de dicha subvención que corresponda. De igual manera hay que tener cuidado con el impuesto diferido de las mismas.

Reclasificación de plazos

Sigue siendo muy corriente no realizar los cambios de largo plazo a corto en aquellas cuentas que así lo requieran. Debemos tener presente que este cambio es necesario de cara a posibles análisis de solvencia, liquidez, etc..

Otros posibles errores

Dejamos este apartado abierto para cualquier comentario que nos queráis hacer. La experiencia en la práctica es la que más ayuda a detectar y corregir errores y por esto, puede ser muy positiva la aportación que nos podáis realizar a esta “pequeña guía de errores contables” que nos gustaría ir completando.