Si tú o tu empresa habéis tenido que facturar alguna vez a la Administración Pública, seguro que sabes que es el Sistema FACe. Si aún no lo has hecho, pero lo vas a hacer, o simplemente te interesa el tema, vamos a comentar hoy, en qué consiste este sistema, cuáles son sus servicios y cómo podemos utilizarlos.
Expedición de la factura electrónica a la Administración Pública
Lo primero que debemos tener claro, a la hora de facturar, es que desde el mes de enero del año 2015 “las facturas que se dirijan a las Administraciones Públicas deben ser obligatoriamente electrónicas”. Desde esa fecha ya no se puede facturar a la Administración en factura ordinaria, es decir, en papel.
En concreto, el artículo 4 de la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica, dice que estarán obligadas al uso de la factura electrónica, entre otras, las siguientes entidades:
- Sociedades anónimas;
- Sociedades de responsabilidad limitada;
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español
- Las Uniones temporales de empresas;
- O las Agrupaciones de interés económico
Se establece, sin embargo, una excepción a esta obligación de facturación electrónica para aquellas facturas cuyo importe sea inferior o igual a 5.000 euros.
¿Cómo puedo hacer una factura electrónica?
Hay dos formas de hacer una factura electrónica:
- Una, nosotros mismos, mediante un programa informático que cree facturas electrónicas que hayamos comprado o bien facilitado por la Administración. Si somos autónomos o pymes podemos usar un programa gratuito que ofrece el Ministerio de Industria.
- Otra, con la mediación de un tercero denominado “prestador de servicios de facturación electrónica”. Son empresas que podemos contratar y que se encargan tanto de la expedición de las facturas como de su conservación.
En ambos casos, es decir, si las hacemos nosotros mismos o si lo encargamos a un tercero, debemos asegurarnos de que el programa informático que estamos utilizando cumple los requisitos exigidos por las Administraciones Públicas.
¿Cuáles son esos requisitos que deben tener las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?
Son tres:
- Estar escritas en un lenguaje informático determinado. Este lenguaje se denomina Facturae y ha tenido ya varias versiones que se publican en el portal www.facturae.gob.es
- Las facturas deben estar firmadas electrónicamente.
- Indicar el destinatario de la factura electrónica.
Si utilizamos el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio, está claro que va a cumplir todos estos requisitos.
Si el programa lo hemos comprado nosotros o contratamos a un prestador de servicios de facturación electrónica, debemos asegurarnos que los cumple, pues en caso contrario la factura no sería válida.
¿Cómo se envía la factura?
El envío de la factura electrónica desde el emisor a la Administración se realizará a través de Internet. Para ello, la administración pone a su disposición un portal web denominado “punto general de entrada de las facturas electrónicas”
Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada Administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local). Este portal o punto de entrada es lo que se denomina FACe
¿Qué es el sistema FACe?
Como decimos, el sistema FACe, o simplemente FACe, es el punto general de entrada de facturas electrónicas con el que cuentan los ciudadanos para presentar y consultar el estado de sus facturas electrónicas dirigidos a la Administración Pública.
Está conectado con las Administraciones Públicas a través del Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3). El DIR3 es un sistema de comunicación entre las Administraciones Públicas del Estado.
Cada Administración Pública tiene asociada una serie de códigos que identifican su oficina contable, el organismo gestor y la unidad tramitadora de la misma.
Por ejemplo, para el Ayuntamiento de Granada será
Oficina Contable L01180877 Ayuntamiento De Granada
Órgano Gestor L01180877 Ayuntamiento De Granada
Unidad Tramitadora L01180877 Ayuntamiento De Granada
NIFS asociados: P1808900C
Existe una página que nos permite buscar los códigos DIR3
https://face.gob.es/es/directorio/administraciones
¿Qué servicios ofrece el sistema FAce?
A través del sistema FACe los proveedores podrán realizar las siguientes acciones:
- Remitir facturar en formato electrónico.
- Consultar el estado de las facturas presentadas.
- Solicitar la anulación de una factura ya enviada.
- Consultar el directorio de organismos adheridos al sistema y que por tanto pueden recibir facturas por dicho sistema.
- Dar de alta y gestionar los certificados de proveedores.
- Consultar el directorio de proveedores de servicios de facturación electrónica conectados con FACe.
- Consultar el directorio de puntos generales de entrada de facturas electrónicas de las administraciones públicas.
- Descargar la aplicación de generación de facturas electrónicas en formato facturae.
Códigos de Estado en el Sistema FACe
Si creamos la factura electrónica desde Facturae y subimos el archivo al Punto General de Entrada de FACe, vamos a recibir en el correo electrónico notificaciones con los cambios de estado de la factura.
Los estados que nos notifican son los siguientes:
- Registrada. Una vez emitida la factura, esta ha sido registrada en el sistema y está pendiente de tramitar.
- En trámite: La factura ya la ha recibido la Administración Pública y está pendiente de resolución.
- Rechazada: La Administración Pública ha tramitado la factura y la ha rechazado.
- Anulada: El emisor solicita la anulación de la factura, la tramita FACe y la anula.
- Pagada: La factura, una vez tramitada y considerada correcta es pagada por el receptor al emisor.
Todos estos estados van a recibir una codificación que te resumimos también:
- Registrada (1200): la factura ha sido recibida en el punto general de entrada de facturas electrónicas y registrada administrativamente. Este estado le proporciona un número de asiento registra al proveedor.
- Registrada en RCF (1300): indica que la factura electrónica ha sido recibida y registrada en el registro contable de facturas de la oficina contable de la AAPP destinataria.
- Contabilizada la obligación reconocida (2400): indica que la administración pública reconoce la obligación de pago derivada de la factura.
- Pagada (2500): indica que la administración pública ha pagado la obligación de pago derivada de la factura.
- Rechazada (2600): indica que la oficina contable de la administración pública correspondiente o la unidad tramitadora han rechazado la factura. Están en la obligación de informar al proveedor el motivo del rechazo.
- Anulada (3100): indica que la oficina contable de la administración pública correspondiente o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulación de la factura electrónica, presentada por el proveedor.
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