En esta tribuna vamos a hablar de uno de los departamentos más importantes de cualquier empresa de bienes de consumo, pero cuya importancia relativa dentro de la estructura empresarial no tiene la visibilidad que le corresponde, hablamos del departamento de compras.
¿Qué es el departamento de compras?
En la mayoría de ocasiones, el departamento de compras no está definido dentro de la organización empresarial, pues, a menudo suele ser confundido con el departamento de marketing o incluso el departamento de administración.
El departamento de Compras, sería el encargado de realizar las adquisiciones necesarias, en el momento debido, en la cantidad y calidad necesaria y a un precio adecuado, para poder proporcionar al resto de departamentos de la organización, todo aquello que les sea necesario, para realizar las operaciones asignadas en su ámbito de competencia.
Principios del departamento de compras
Existen ciertos principios que permitirán organizar el departamento comercial o de aprovisionamiento para que sea lo más óptimo posible:
- Principio de ubicación: Consiste en situar al departamento de compras dentro de la organización y establecer las relaciones que tendrá con el resto de los departamentos.
- Principio de centralización y descentralización. Se trata de establecer que tareas pueden ser centralizadas y cuales pueden descentralizarse.
- Principio de sencillez. Su organización debe ser lo menos complicada
posible, aunque dependerá del tamaño y de la actividad de la empresa - Principio de armonía. La empresa debe fijar como objetivo que exista una buena relación entre los distintos departamentos.
- Principio de flexibilidad. Debido a los cambios que se producen en la
oferta y la demanda, el departamento de compras o aprovisionamiento deberá adaptarse a ellos, así como a las nuevas exigencias de la empresa en caso de que sea necesario. - Principio de eficiencia. Será el resultado del buen funcionamiento de todos los principios anteriores.
Funciones del departamento de compras:
Las funciones del departamento de compras comprenden todas las operaciones que se realizan con los distintos proveedores.
El departamento de compras tiene que colaborar estrechamente con el resto de departamentos que conforman la empresa; por lo tanto, además de las funciones inherentes de este departamento tendrá que realizar las funciones compartidas con el resto de departamentos.
Funciones exclusivas del departamento de compras:
- Identificar y seleccionar el aprovisionamiento necesario para el
funcionamiento de la empresa, ya sean materias primas o servicios. - Entablar relaciones con los distintos proveedores potenciales y
seleccionar, entre ellos, los que más se adecuen a las necesidades de la
empresa; teniendo en cuenta el coste, la calidad, los plazos de entrega, - Renegociar los acuerdos establecidos con los proveedores, en caso de que cambien las necesidades o haya que realizar ajustes.
- Dar salida comercial a materiales sobrantes y a artículos en desuso.
- Tener en cuenta, en todas estas funciones, las políticas y leyes gubernamentales.
- Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados en
las compras recibidas. La necesidad de mejorar la calidad para competir efectivamente a nivel mundial, ha causado una renovada atención a los objetivos de calidad en las compras, ya que cuanta mayor sea la calidad de lo recibido, más se adecuaran a las exigencias de la empresa y del cliente final, con el consiguiente ahorro de capital y de tiempo. - Se considera también como una competencia básica de este departamento, la compra de los productos y los servicios requeridos al precio final más bajo posible.
Se puede afirmar por tanto, que las “compras o adquisiciones”, constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización y una actividad absolutamente imprescindible para poder garantizar su continuidad.
Tradicionalmente, las compras solían realizarse desde un área o departamento adscrito al de producción, pero paulatinamente, la importancia de la función de compras, es cada vez mayor para las organizaciones, lo que ha propiciado, que en cada vez más empresas, se puedan encontrar departamentos de compras, independientes orgánicamente respecto de los demás y con unas funciones muy concretas y definidas.