Cada vez que queremos contabilizar un gasto del que no tenemos muy clara su naturaleza, acudimos a la cuenta 629. Es cierto que el cuadro de cuentas del Plan General Contable no tiene carácter obligatorio y que, en cierta medida, no es incorrecto utilizar de esta manera la cuenta 629, pero tampoco debemos abusar demasiado de ella.
¿Qué es la cuenta 629?
Para entender la cuenta 629 lo mejor es ubicarla dentro del cuadro de cuentas del Plan Contable. Para ello vamos a desglosar sus dígitos:
- Grupo 6. Compras y gastos. Se trata de una cuenta del grupo 6 lo que significa que estamos hablando de un gasto.
- Subgrupo 62 Servicios exteriores. Se deben incluir en ella servicios de naturaleza diversa adquiridos por la empresa, no incluidos en el subgrupo 60 o que no formen parte del precio de adquisición del inmovilizado o de las inversiones financieras a corto plazo.
- Cuenta 629 Otros servicios. La definición que da de ella el Plan es un poco ambigua, pues tan solo dice “aquellos gastos no comprendidos en las cuentas anteriores”. En esta cuenta se contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas.
Según la definición, se incluyen aquí todos los “gastos sobrantes” que no encajan en el resto de cuentas del subgrupo 62. Entendemos que para saber que incluir y que no, lo primero que vamos a hacer es descartar el resto de cuentas del subgrupo 62.
Cuentas del subgrupo 62
En el subgrupo 62, encontramos las siguientes cuentas cuyos gastos no se deben incluir en la cuenta 629.
- Reparaciones y conservación. Se refiere a los de sostenimiento de los bienes de inmovilizado.
- Servicios de profesionales independientes. Son los importes que se pagan a los profesionales por los servicios prestados a la empresa. Entre ellos están los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios y las comisiones de agentes mediadores independientes.
- Transportes. Gastos de transporte realizados por terceros, cuando no proceda incluirlos en el precio de adquisición del inmovilizado o de las existencias. En esta cuenta se registrarán, entre otros, los transportes de ventas.
- Primas de seguros. Cantidades satisfechas en concepto de primas de seguros.
- Servicios bancarios y similares. Cantidades satisfechas en concepto de servicios bancarios y similares, que no tengan la consideración de gastos financieros.
- Publicidad, propaganda y relaciones públicas. Importe de los gastos satisfechos por los conceptos que indica la denominación de esta cuenta.
- Suministros. Electricidad y cualquier otro abastecimiento que no tuviere la cualidad de almacenable.
Problema con la cuenta 629
El Plan Contable tiene algunas cuentas que suelen usarse como “cajón de sastre” para incluir activos, pasivos o gastos e ingresos que no tienen una naturaleza clara. Nos referimos a cuentas como:
- (219) “Otro inmovilizado material”
- (589) “otros pasivos”
- (631) “otros tributos”
- (649) “otros gastos sociales”
- (659) “otras perdidas en gestión corriente
- (669) “otros gastos financieros”.
O cuentas de ingresos como (759) “Ingresos por servicios diversos”, (769) “otros ingresos financieros.
El problema es que en muchas ocasiones el uso que se hace de estas cuentas no es el adecuado. Antes de utilizarlas debemos comprobar que el elemento patrimonial que queremos contabilizar no encaja en otra cuenta prevista para ello.
¿Qué gastos están incluidos en la cuenta 629?
La definición de la cuenta solo nos deja claros dos gastos. Uno son los gastos de viaje y otros los de oficina. Vamos a matizarlos un poco y añadir alguno más como:
- Los derivados de los viajes del personal de la empresa.
- Los de transporte derivados de los viajes.
- Peajes, tickets de aparcamiento y otros similares
- Gastos de Alojamiento y comidas necesarios para la actividad de la empresa.
- Gastos de oficina que no se puedan incluir en otras cuentas del grupo 62.
- Cuotas de socio para Asociaciones.
- Facturas de teléfono
- La Inspección Técnica de Vehículos o ITV de los vehículos del personal de la empresa.
- Derivados del servicio de la limpieza o de seguridad de empresas externas.
- Derivados de servicios profesionales llevados a cabo bajo personalidad jurídica, como asesoría jurídica, contable, fiscal o laboral, entre otros.
Gastos que no debes incluir
En primer lugar, no debemos incluir en la cuenta 629 ningún gasto que se pueda incluir en cualquier otra cuenta del grupo 62, como ya hemos comentado.
En segundo lugar, debemos de tener cuidado y no incluir aquí ninguna cuenta con carácter financiero. Estas cuentas de pago de intereses se deben incluir en el subgrupo 66.
En tercer lugar, no incluir aquí los gastos de representación. Nos referimos a gastos que tienen las empresas para mejorar la imagen con sus clientes y hacer actividades que les den visibilidad. En muchas ocasiones se confunden con gastos de viaje y no lo son. Es mejor en este caso utilizar la cuenta (627) Publicidad.
Fiscalidad de la cuenta 629
En muchas ocasiones nos surge la duda de si la cuenta 629 tiene o no carácter deducible en el impuesto de sociedades. La respuesta no es clara pues, como decimos, la cuenta 629 no incluye solo un concepto sino diversos gastos.
Como norma general vamos a decir que el gasto contabilizado en la cuenta 629 es perfectamente deducible siempre que sea un gasto justificado y necesario para la actividad de la empresa. El problema es que, en muchas ocasiones, en esta cuenta incluimos gastos sin factura por ser quizás de importes pequeños. En estos casos, ese gasto es posible que no podamos deducirlo por no tener un documento que nos lo justifique.
Como decimos, el problema es del gasto en concreto, pero no de la cuenta 629.