Contabilidad de las pérdidas irreversibles del almacén

Las sociedades que se dedican a la comercialización de productos deben llevar un control exhaustivo de existencias en el almacén. Es cierto que hoy en día, con los medios informáticos y los programas de gestión esto no debe suponer demasiados inconvenientes. Sin embargo, hay un tema que siendo de lo más corriente en las sociedades, parece que no está bien regulado o al menos genera confusión, me refiero a las pérdidas irreversibles de material

En primer lugar vamos a definir las dos posibles pérdidas o deterioros de las existencias

Pérdidas o deteriores reversibles.

Son aquellas que se producen cuando tenemos en el almacén productos cuyo valor en el mercado estimamos que está por debajo de su coste. Pensamos que vamos a perder dinero con ellas pero no es seguro pues el mercado puede cambiar. Estas posibles pérdidas y su contabilidad están reguladas en la norma 10 de registro y valoración del PGC.

Pérdidas o deteriores irreversibles.

Nos referimos aquí a aquellas mercancías deterioradas, rotas, pérdidas, etc. que tenemos que dar de baja en el almacén. Como tal no vienen reguladas y son las que hoy queremos ver.

Pérdidas o deterioros reversibles. Corrección valorativa del ejercicio

Al cierre del ejercicio debemos comprobar si las existencias que tenemos en el almacén están o no deterioradas. La norma nos pide que comparemos el valor contable de las mismas (será, tras realizar el ajuste de existencias, el saldo de la cuenta 300) con su valor razonable (su posible precio de venta menos costes)

• Si el valor contable es inferior, la cosa va bien pues entiendo que mis productos se van a vender sin problema y no hacemos apunte contable
• Si por el contrario, el valor contable es superior, estimamos que vamos a tener una pérdida que debemos contabilizar como una corrección valorativa con el siguiente asiento

Al año siguiente, al cierre del ejercicio volvemos a hacer, primero el ajuste de existencias y después la comprobación de su posible pérdida

Si la cosa va bien, es decir, si el valor contable es inferior al razonable, la corrección valorativa la eliminamos

Si por el contrario, el valor contable está por encima del razonable, debemos hacer dos pasos. Primero eliminar el deterioro del año pasado y segundo, dotar el nuevo previsto

Pérdidas irreversibles. Baja en el almacén

En cuanto a las pérdidas irreversibles debemos hacer la baja de las existencias en nuestra contabilidad. Al no venir regulada como tal en la norma de valoración de las existencias entendemos que se puede hacer de dos maneras.

Una será contabilizando la pérdida en el momento en que ocurra y otra esperar para hacerlo en el momento de hacer el ajuste de existencias. Si se hace de la primera forma, debemos tener cuidado a la hora de hacer el ajuste para no duplicar la pérdida.

Lo vemos con un ejemplo

Supongamos que nuestra sociedad no posee existencias iniciales de un producto y hace las siguientes operaciones durante el año.

1) Compra 1.000 unidades a 10 euros la unidad

2) Vende 400 unidades a 12 euros.

Nota: El precio de venta son 12 euros pero a la hora de calcular las existencias finales lo que tendré en cuenta es el precio de coste que son 10.

3) Tenemos un accidente y se nos rompen 100 unidades

Aquí es donde tenemos el problema. Podemos actuar de dos maneras. Una contabilizar la pérdida ahora y otra, no contabilizarla y tenerla en cuenta en el momento del ajuste de existencias al cierre del ejercicio. Vemos las dos posibilidades.

a) contabilizamos las pérdidas irreversibles

Queremos razonar (aplicando lo lógica) el beneficio o pérdida del ejercicio

Nosotros hemos vendido 400 unidades que nos costaron a 10 euros por 12, por lo cual, en la venta hemos ganado 40 x 2 = 800. Pero por otro lado hemos tenido una rotura por valor de 1.000 euros. Esto se resume en 200 euros de pérdida.

Pero para ver ese resultado de forma contable, debemos hacer antes el ajuste de existencias al cierre del ejercicio. Para ello debemos ir a la ficha de almacén y ver qué nos queda:

• Compramos 1.000 unidades x 10 = 10.000
• Vendemos 400 unidades x 10 (ojo, precio compra) = 4.000
• La rotura no la tengo en cuenta, pues ya la anoté
• Esto hace un saldo de 10.000 – 4.000 = 6.000

El ajuste será:

Vemos un resumen de las cuentas

Además, las existencias en el almacén serán 1.000 de la compra menos 400 vendidas menos 100 rotas = 500 unidades a 10 euros = 5.000

El saldo de la cuenta (300) será

b) No contabilizamos las pérdidas irreversibles

En este caso el ajuste será

• Compramos 1.000 x 10 = 10.000
• Vendemos 400 x 10 (ojo, precio compra) = 4.000
• Rotura: 100 x 10 = 1.000
• Esto hace un saldo de 10.000 – 4.000 – 1.000 = 5.000

El ajuste será

Vemos un resumen de las cuentas

Además, las existencias en el almacén serán 1.000 de la compra menos 400 vendidas menos 100 rotas = 500 unidades a 10 euros = 5.000

El saldo de la cuenta (300) será

El resultado por tanto es el mismo

En el primer caso la pérdida la hemos reflejado en la cuenta (678) y en el ajustes anotamos 6000 € en la cuentas (610) y en el segundo caso directamente 5.000 en la (610).

Yo entiendo, que si la pérdida es corriente, es decir, si tenemos una fábrica de botellas, al ser normal que haya una merma al final y forma parte de la producción, actúo como en el segundo caso. Sin embargo, si la pérdida es excepcional, un incendio, un robo, inundación… utilizo la 678 y actúo como en el primero.

Como siempre serán interesantes vuestras opiniones y comentarios.