La conciliación bancaria es una de las tareas que toda empresa debe realizar de forma periódica si quiere tener un control de su tesorería.
Es cierto que con las nuevas herramientas informáticas la conciliación bancaria es cada vez más sencilla y rápida pero no por ello debemos descuidarla pues ofrece muchas ventajas si no queremos tener problemas más adelante.
¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria no es más que una comparativa que se debe realizar entre los apuntes registrados en nuestro libro mayor del banco y los movimientos que el propio banco ha realizado en la misma cuenta corriente.
En definitiva pretendemos comparar lo siguiente:
- Movimientos anotados por nosotros mismos en el mayor de nuestra cuenta de banco en nuestro programa informático.
- Movimientos reales que nos facilita nuestra entidad bancaria sobre nuestra cuenta corriente.
Es muy normal que el registro de nuestras cuentas no coincida exactamente con el extracto bancario. El objetivo de la conciliación bancaria será precisamente averiguar por qué se producen esas diferencias, si se deben a errores o simplemente a anotaciones en fechas distintas. En definitiva, advertir de estas diferencias y señalarnos los motivos.
Ventajas que nos permite una buena conciliación
La conciliación bancaria no es obligatoria pero si es aconsejable para cualquier tipo de sociedad, independientemente de su tamaño, pues supone una serie de ventajas a la empresa como:
- Nos va a permitir detectar errores con mayor facilidad posible y su solución. (algo tan sencillo como detectar un gasto que nos han cargado y no nos corresponde)
- Nos advertirá de operaciones que no hemos contabilizado por despiste (imaginemos que hemos extraviado la factura de la luz y no la hemos contabilizado pero ahora la vemos pagada en el extracto bancario)
- Nos permita tener un mayor control del estado financiero de la empresa. (en cualquier momento podemos ver por ejemplo, si nuestro saldo en la cuenta corriente es desorbitado y debemos de invertirlo en algo que nos rente mas)
- Tendremos un análisis de liquidez y de solvencia mucho más acertado y cercano a la realidad. (podemos saber si tendremos suficiente para pagar facturas que vencen a corto plazo)
- La toma de decisiones a corto plazo será más precias al conocer la situación real de la tesorería en todo momento.
Cómo se realiza la conciliación bancaria
Cada día nuestra empresa irá anotando en el libro diario las operaciones que va realizando con movimientos en su cuenta corriente. Cada cierto tiempo debemos comparar el mayor de nuestra cuenta con los movimientos de la cuenta bancaria.
En cuanto a la mecánica para realizarla podemos decir que tenemos dos formas diferentes:
- Conciliación manual: no es más que tener en una mano mi extracto del mayor de la cuenta bancaria determinado con mi programa contable y en la otra el extracto bancario que me facilita mi oficina. Iremos punteando sin más por fecha.
El hecho de ser manual no significa que no nos podamos ayudar de una hoja de Excel, por ejemplo, para realizar el trabajo.
- Conciliación automatizada: son muchas las herramientas informáticas que ya nos permiten hacer este tipo de operación y las entidades financieras que nos facilitan el poder hacerla. El hecho de utilizar esta opción no quita que, en ocasiones, no tengamos que seguir a la antigua usanza y, de manera manual, putear algunos apuntes.
Cuándo debemos conciliar cuentas
Al no ser una operación obligatoria no hay nada que nos obligue a realizarla cada periodo determinado de tiempo. Va a depender del tipo de empresa que seamos (no es igual una empresa que realiza muchas operaciones con cheques, transferencias, etc. a otra que todo lo hace por tarjeta), del tamaño de nuestra sociedad o incluso de si llevamos nosotros mismos la contabilidad o lo hace una empresa externa.
Es cierto que lo habitual, y como costumbre, es hacerlo al menos mensualmente. Hace años los extractos bancarios nos los enviaban con esta carencia de tiempo y esperábamos a su llegada para hacerlo. Hoy tenemos esta información al instante lo que hace que si llevamos nosotros la contabilidad, la conciliación pueda hacerse casi a diario.
En principio si a una fecha determinada nuestro saldo del mayor bancario coincide con el saldo del extracto bancario que estamos viendo en la banca online no habría problema pero, esto por desgracia casi nunca sucede. En la mayoría de las ocasiones el saldo de nuestro mayor bancario y el que nos ofrece el banco no coinciden.
Si lo saldos no coinciden es el momento de comenzar a puntear operación a operación para ver donde puede estar el posible error.
La mayoría de las veces el error simplemente puede deberse a criterios temporales diferentes, es decir, el momento en que el banco registra una operación concreta no es el mismo en que lo hago yo contablemente. Esto tiene fácil rastreo y no genera muchos problemas.
Dicho esto, se entiende que quien deberá hacer la conciliación bancaria de la sociedad será el contable de la misma o bien la gestoría o asesoría contable que le lleve las cuentas.
Motivos del descuadre
Las posibles diferencias entre nuestra contabilidad y la del banco suele venir por errores en las anotaciones cometidos por nosotros (el banco raras veces se va a equivocar)
- Hemos duplicado un registro en nuestra contabilidad
- Al contrario de lo anterior, se nos ha olvidado registrar una operación
- Cometer un error al anotar el importe (nos puede bailar un número o un punto)
- Hemos confundido la cuenta contable del banco y registrado la operación en uno que no es.
Sin embargo en muchas ocasiones la diferencia no viene por un error en la anotación sino por aplicar un criterio temporal o de devengo diferente al banco.
Esto es muy normal que ocurra por ejemplo cuando trabajamos con cheques (contablemente anotamos el banco en el momento en que lo entregamos y, sin embargo, el banco anota la salida de dinero cuando realmente se produce). También cuando hacemos transferencias y las anotamos en el momento en que se hacen, sin tener en cuanta si en esa fecha ya son efectivas.
Gracias a las herramientas con las que hoy contamos la conciliación bancaria ha dejado de ser tan laboriosa y tediosa como era antes, pero sigue teniendo una importancia que, de manera errónea, algunas veces no se le da.