Ya llegamos, como cada año, al el cierre contable. Es en estas fechas más que nunca donde el contable debe poner sobre la mesa todos sus conocimientos para cerrar el ejercicio de una manera fiable y correcta.
Quizás sea cierto lo que muchos plantean cuando dicen que para realizar un balance o la cuenta de pérdidas y ganancias en una empresa no hay más que pulsar un botón pero no ocurre lo mismo con el cierre contable del ejercicio. Es cierto que las herramientas informáticas tienen un botón “mágico” para el cierre que nos va a hacer la regularización del ejercicio, el asiento de cierre y preparar el asiento de apertura del año siguiente, pero para que todo esto sea posible previamente nosotros hemos tenido que realizar una serie de tareas que no conviene menospreciar.
Aunque ya en nuestra tribuna hemos dedicado algunos artículos referidos a las operaciones del cierre contable, nunca está de mas recordar qué es lo que tenemos que revisar antes de pulsar nuestro botón. Por ellos hemos considerado, al menos, 10 puntos clave a tener en cuenta, y son estos:
1. Cuentas de tesorería
Las cuentas de tesorería incluyen la caja y las cuentas bancarias con las que realizamos nuestras operaciones. Durante el año es cierto que no suponen mucha dificultad de uso pero al cierre es conveniente revisar aspectos como:
- Revisar los posibles descubiertos en cuentas bancarias y anotarlos como préstamos.
- Realizar el arqueo de caja y cuadrar o adaptar el saldo contable a la realidad.
- Realizar la conciliación bancaria comparando el mayor de nuestra cuenta de banco con el extracto que nos facilita la entidad financiera.
- Revisar si tenemos moneda extranjera y valorarla al tipo de cambio existente en la fecha con los posibles ajustes.
2. Cuenta de existencias
- Al cierre contable del ejercicio hay que hacer un inventario físico (recuento) de las existencias que tenemos y realizar el correspondiente asiento de variación de existencias, el cual originará una pérdida o un beneficio.
- En el caso de que la empresa tenga firmados rappels con proveedores deberá tenerlo en cuenta a la fecha de cierre y, aplicando el principio del devengo, imputar lo que corresponda al ejercicio que se cierra.
- Realizar las posibles correcciones valorativas. Para ello debemos comparar el valor contable de nuestras existencias con el valor razonable de las mismas.
3. Cuentas de inmovilizado
Las operaciones con inmovilizado pueden ser muy variadas, dependiendo de si tenemos material, intangible, en curso, pero podemos revisar lo siguiente:
A) Si tenemos cuentas de inmovilizado en curso
- Revisar la posible activación de gastos, pasando a formar parte del inmovilizado en curso.
- Capitalizar los gastos financieros en aquellos inmovilizados que precisen más de un año para estar en condiciones de funcionamiento.
- Pasar de inmovilizado en curso a inmovilizado material el que ya esté en condiciones de funcionamiento.
B) Si tenemos cuentas de inmovilizado material o inversiones inmobiliarias
- Realizar las amortizaciones del inmovilizado atendiendo a su vida útil.
- Revisar si es preciso realizar un cambio en las cuotas de amortización de algún inmovilizado si se han cambiado las estimaciones contables.
- Realizar las posibles correcciones valorativas. Al cierre del ejercicio debemos hacer un “test del deterioro” comparando el valor contable del con el importe recuperable del mismo. Normalmente este es el valor razonable menos costes de venta. Si el valor contable es menor, no hacemos nada Si por el contrario, el valor contable es mayor, debemos dotar la corrección valorativa por la diferencia.
C) Si tenemos cuentas de inmovilizado intangible
- Amortizar el inmovilizado intangible, al igual que el material
- Realizar el test del deterioro para ver las posibles correcciones valorativas, al igual que el material
- En caso de tener gastos de Investigación durante el ejercicio, comprobar su posible activación como investigación o desarrollo, así como su amortización.
4. Ajustes por periodificación
Otro de los aspectos a tener en cuenta en el momento del cierre contable es el cumplimiento del Principio del Devengo establecido en el Marco Conceptual del Plan.
El Principio del Devengo establece que los gastos y los ingresos se deberán imputar en el ejercicio al que afecten, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.”
La revisión consiste, por un lado en ajustar aquellos gastos e ingresos que ya están contabilizados pero parte de ellos corresponden a ejercicios siguientes. Por otro lado, también debemos imputar aquellos gastos e ingresos que no están contabilizados y ya pertenecen en parte a este ejercicio que estamos cerrando.
5. Imputación de subvenciones al resultado
Como norma general, cuando nos conceden una subvención no reintegrable la debemos de contabilizar en el neto de la empresa. Una vez en el neto, se deberá ir pasando a resultado cada cierre del ejercicio atendiendo a los criterios de imputación que se establecen en la norma 18ª de Registro y valoración.
En definitiva, nuestro cometido al cierre del ejercicio es comprobar las posibles subvenciones que tengamos y traspasar a resultados la parte que corresponda a este ejercicio atendiendo a los criterios anteriores.
6. Operaciones con activos financieros
Si tenemos inversiones en activos financieros va a depender del tipo de activo la operación a realizar al cierre del ejercicio.
A) Si tenemos títulos de renta fija como obligaciones, bonos (activos financieros mantenidos hasta el vencimiento) al cierre debemos:
- Imputar los intereses devengados hasta la fecha. Este tipo de títulos tienen un interés definido y por tanto podremos saber cuánto corresponde a este ejercicio atendiendo al tipo de interés efectivo.
- Hacemos el test del deterioro para comprobar su posible pérdida de valor. Para ello comparamos el valor contable del título en ese momento con el valor de cotización.
B) Si poseemos acciones adquiridas simplemente para conseguir una plusvalía en su venta (Activos financieros mantenidos para negociar) al cierre debemos valorarlos por su valor razonable, imputándose los cambios que se produzcan en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
C) Si lo que poseemos son activos financieros disponibles para la venta se valorarán por su valor razonable. A diferencia del caso anterior en que los cambios se anotaban en la cuenta de pérdidas y ganancias, ahora se lleva directamente en el patrimonio neto, hasta que el activo financiero cause baja del balance o se deteriore, momento en que el importe así reconocido, se imputará a la cuenta de pérdidas y ganancias.
7. Operaciones con Pasivos Financieros
Las cuotas de préstamos pendientes de pago que tengamos al final del ejercicio y que se vayan a pagar en el ejercicio siguiente se deben pasar del largo plazo al corto plazo.
8. Arrendamientos
Si en nuestra contabilidad tenemos bienes adquiridos por arrendamiento financiero, al cierre del ejercicio debemos hacer las siguientes operaciones:
- Posiblemente pagar la cuota correspondiente al mes de diciembre
- Amortizar el bien objeto de arrendamiento atendiendo la vida útil del mismo y no al periodo de arrendamiento.
- Cambiar plazos de las cuentas de acreedores por arrendamiento financiero a largo plazo, hacia el corto plazo.
9. Provisiones
Si a lo largo del año, o en ejercicios anteriores hubiéramos dotado provisiones para cubrir ciertas obligaciones, en el momento del cierre contbale debemos de realizar dos operaciones: ajustar el importe de la provisión como gasto financiero y, en su caso, proceder a la reclasificación del plazo de la misma,
10. Otros cuentas financieras
Es posible que a lo largo del ejercicio algunos movimientos bancarios no tengamos claro de dónde vienen y hayamos usado la cuenta (555) partidas pendiente de aplicación para anotarlos. Al cierre del ejercicio debemos identificarla y llevarla a su cuenta correspondiente dejando la cuenta (555) saldada.
De un modo parecido al anterior nos podemos encontrar la cuenta (551) por aportaciones o sustracciones que hacen los socios al patrimonio de la sociedad y que se debería regularizan al cierre del ejercicio.
Como vemos tenemos materia para entretenernos y eso sin haber entrado en la revisión de cuentas descuadradas, cuentas con saldo distinto a su naturaleza, saldos arrastrados de años anteriores sin movimiento, el propio impuesto de sociedades..
Además de las operaciones anteriores, nosotros siempre recomendamos listar un balance de sumas y saldos e ir revisando las cuentas como ya comentamos en nuestro artículo “Guía del cierre: revisión de cuentas más relevantes”
Toca por tanto hacer un pequeño repaso y ponerlo en práctica.